Word vandaag nog lid van Zorgondersteuning vzw. Meer info

27 feb Integraal Capaciteitsmanagement – artikel 8

Geplaatst op 15:41h in Artikels door
0 Likes

Wat weet je over Integraal Capaciteitsmanagement?

In deze reeks artikelen stelt Gwen Roosemont een aantal vragen met als doel het denken binnen zorgorganisaties te prikkelen met betrekking tot Integraal Capaciteitsmanagement.

VRAAG :

Hoeveel verpleegkundigen zou u inplannen?

In presentaties of trainingen over capaciteitsmanagement stel ik de groep soms de vraag Hoeveel verpleegkundigen zou u inplannen?

De vraag is gekoppeld aan het volgende voorbeeld dat ik hen geef:

De grafiek laat zien hoeveel patiënten er de komende 9 dagen op de verpleegeenheid verwacht worden. De grafiek is een schatting. We weten dat het aantal patiënten tussen de 4 en 10 zal liggen en dat de gemiddelde opkomst 7 zal zijn. Maar we kunnen niet zeggen welke van de dagen 4, of 7, of 9, of … patiënten aanwezig zullen zijn.

De in het voorbeeld gehanteerde patiënt-verpleegkundige ratio is 1:1 (1 patiënt per verpleegkundigen ; patient-to-nurse ratio).

We moeten dus beslissen hoeveel verpleegkundigen we de komende dagen zullen inplannen. Een beslissing die operationele (hoofd)verpleegkundigen voortdurend moeten nemen.

Hoeveel verpleegkundigen zou u inplannen ? Laat deze vraag eens even bezinken. Wat zou u doen ?

Als je de groep de vraag stelt, zie je dat mensen gaan nadenken en twijfelen: “Hmmm, wat moet/zou ik antwoorden ?”, “De gemiddelde opkomst is 7, zal ik voor 7 gaan ?”, “Er zijn soms 10 patiënten, maar het is misschien niet goed om er elke dag 10 te plannen, dat kunnen we niet betalen”, “Ik denk dat ik 8 of 9 zal zeggen. Dat is boven het gemiddelde, maar nog steeds niet het maximum. Dat is misschien wel het veiligste om te doen”.

Deze mensen worstelen met wat ze de afgelopen jaren elke dag hebben geleerd en geobserveerd. Constante druk op ziekenhuisbudgetten of een tekort aan verpleegkundigen leidt tot een dagelijkse druk op het aantal in te zetten verpleegkundigen.

Uiteindelijk geven de meeste mensen aan dat ze 8 of 9 verpleegkundigen zouden plannen. Dit is gebaseerd op hun eigen ervaring. Gedurende al die jaren hebben ze geleerd dat het niet mogelijk of toegestaan is om 10 verpleegkundigen te plannen. Dus gaan ze voor het op één na beste: 9 verpleegkundigen. Als dat niet mogelijk is, gaan ze voor 8 verpleegkundigen.

Kleine zijnoot: het is opmerkelijk dat als ik bovenstaande vraag stel aan verpleegkundigen zij er eerder naar neigen om minder verpleegkundigen te zullen inplannen (vaak geven zij 7 of 8 als antwoord). Een gevolg van de jarenlange ervaring dat er zeker niet teveel bestaft mag worden.

Nadat ik de antwoorden uit de groep heb gekregen, staan we stil bij de situatie dat er 10 patiënten aanwezig zijn, maar slechts 8 verpleegkundigen. Als we dan de link maken met de werkelijke praktijk, dan is het antwoord bijna altijd: ‘harder werken’. Het is schrijnend om te zien dat de dagelijkse praktijk nog veel te vaak neerkomt op ‘harder werken’. Het gevolg hiervan is erg onrustwekkend: mindere kwaliteit van zorg, toenemende stress voor verpleegkundigen, toenemende uitstroom van kwalitatieve verpleegkundigen, burn-outs,…

Dit kunnen we ons met z’n allen de komende jaren gewoonweg niet meer veroorloven! Maar wat kunnen we hier dan praktisch aan doen ?

Laten we eerste even de vraag van het artikel beantwoorden:

Het juiste antwoord op de vraag is dat er op de dag dat er 5 patiënten zijn, 5 verpleegkundigen nodig zijn. Op de dag dat er 10 patiënten zijn, moeten er 10 verpleegkundigen zijn. Dus in de situatie dat we niet weten hoeveel patiënten er in de komende 9 dagen zullen zijn, en we niet de mogelijkheid hebben om extra verpleegkundigen toe te voegen op een specifieke dag, dan moeten we ervoor zorgen dat er 10 verpleegkundigen aanwezig zijn. Zo niet, dan krijgen onze patiënten wellicht niet de zorg die ze nodig hebben.

Dit is natuurlijk alleen mogelijk als er écht capaciteitsmanagement plaatsvindt. Het vereist een zeer goed georganiseerd en gestructureerd systeem. Bijna alle elementen van ziekenhuisbreed capaciteitsmanagement dienen aanwezig te zijn om goed te kunnen bestaffen:

  • Vaststellen van de juiste normen (patient-to-nurse ratio’s).
  • Bestaffing op basis van zorgvraag (en niet op basis van bedden).
  • Omgaan met én anticiperen op de variabiliteit in zorgvraag.
  • Onzekerheid verminderen (planmatig werken, minder ad hoc, werken met voorspellingen,…).
  • Vaststellen van de nodige capaciteitsbuffers (bestaffing ; hoe groot dient de mobiele equipe te zijn ?).
  • Inrichten van flexibiliteit in bestaffing (samenwerking over afdelingen heen, bestaffingsclusters, differentiatie in functies,…).
  • …

Vooraleer dit artikel af te sluiten deel ik graag nog twee recente voorbeelden uit de werkelijkheid van het verschil in dagelijkse werkdruk.

Deze voorbeelden zijn geen unicum. Steeds opnieuw tonen deze analyses hetzelfde aan: onze verpleegkundigen ervaren een zeer groot verschil in dagelijkse werkdruk.

 

Voorbeeld 1: Patroon van de gerealiseerde patiënt-verpleegkundige ratio per dag (dagdienst)

Voorbeeld 2: Patroon van de gerealiseerde patiënt-verpleegkundige ratio per dag (avonddienst)

Belgisch ziekenhuis – Data uit de periode 16 okt. 2023 tm 31 dec. 2023

Deze patronen worden gemaakt door het gemiddelde aantal patiënten op de verpleegeenheid tijdens de dagdienst te delen door het verplegend personeel op de verpleegeenheid tijdens de dagdienst (en hetzelfde voor de avonddiensten).

Een snelle berekening van de verschillen in dagelijkse werkbelasting laat een verschil zien van 36% (dagdienst) en 44% (avonddienst) in werkbelasting.

(dit wordt gemeten door de statistische getallen 3rd kwartiel en 1st kwartiel met elkaar te vergelijken, dus het werkelijk verschil in werkbelasting per dag is nog veel groter)

Deze hoge pieken en dalen zijn het gevolg van te werken met een vaste dagelijkse bezetting, vaak jaren geleden vastgesteld . Zolang we geen hoogwaardig capaciteitsmanagement inrichten, zullen verpleegkundigen te maken krijgen met deze verschillen in werkdruk. En nee, ze zullen er niet aan wennen. De stressniveaus zullen blijven stijgen en teveel verpleegkundigen, die het werk eigenlijk graag doen, zullen toch op zoek gaan naar een andere baan.

Het is niet eenvoudig om high-end capaciteitsmanagement te installeren. Maar het is mogelijk en het is de moeite waard. Want onze patiënten, onze verpleegkundigen en ja, ook onze financiën hebben er baat bij.

Om over na te denken…

In deze reeks artikelen willen we niet zomaar antwoorden geven. We willen het denken prikkelen door vragen te stellen die helpen om het antwoord zelf op te sporen…

Dus, laten we starten…

  • Wat zou u geantwoord hebben op de vraag van dit artikel ?
  • Wat antwoorden uw medewerkers/collega’s op deze vraag ?
  • Wat is de variabiliteit die uw verpleegkundigen dag na dag ervaren ?
  • Waar komt deze variabiliteit vandaan ?
  • Is écht capaciteitsmanagement (o.a. mbt bestaffing) onderwerp van discussie in uw ziekenhuis ?
  • Is de werkdruk op uw afdelingen behapbaar ?
  • Is de grootte van uw mobiele equipe berekend op basis van de variabiliteit in zorgvraag ?
  • Zijn uw afdelingen nog steeds bestaft op basis van historische normen/aantallen ?

‘Wat weet je over Integraal Capaciteitsmanagement?’ wilt het denken prikkelen via het stellen van een aantal vragen (zowel gemakkelijke, als meer complexe vragen komen aan bod in deze reeks).

De vragen zijn gebaseerd op real-life voorbeelden die ik in ziekenhuizen tegenkom.

Integraal Capaciteitsmanagement/Patient Flow Management ontwikkelt zich steeds meer als een apart en dynamisch vakgebied. Indien u hierover meer kennis wilt opdoen dan nodig ik u uit om de opleiding Capaciteitsexpert in Zorg en Welzijn te volgen. Meer info hierover kan u vinden via https://zorgondersteuning.be/integraal-capaciteitsmanagement/ .

Voor vragen, discussies, of opmerkingen mag u mij ook steeds persoonlijk contacteren via gwen@roosemont.com

Lees hier de andere artikelen: