Integraal Capaciteitsmanagement – artikel 7

Wat weet je over Integraal Capaciteitsmanagement ?

In deze reeks artikelen stelt Gwen Roosemont een aantal vragen met als doel het denken binnen zorgorganisaties te prikkelen met betrekking tot Integraal Capaciteitsmanagement.

VRAAG :

Wat is een normale overcapaciteit in aantal bedden ?

Is overcapaciteit in bedden vermijdbaar ? Kunnen we de beddencapaciteit verder reduceren ? Wat is het effect van het sluiten van bedden omwille van bv. de schaarste in medewerkers ? Is de overcapaciteit in bedden een probleem ? Hoeveel overcapaciteit is acceptabel, is normaal ?

De druk op ziekenhuizen neemt zienderogen toe. Stijgende zorgkosten zorgen voor een constante druk op de budgetten van de ziekenhuizen en de (toenemende) schaarste in personeel maakt het moeilijk om blijvend aan de zorgvraag te voldoen. De eerste reactie van managers is om capaciteit af te bouwen (het sluiten van bedden, het reduceren van OK-uren,….). Dit is een normale reactie maar leidt ons ook naar de vraag hoeveel beddencapaciteit afgebouwd kan worden. Vanaf wanneer creëren we een (groot) probleem ? En hoeveel beddencapaciteit is er überhaupt nodig om het zorgproces vlot te laten verlopen.

Ieder proces werkt met een zekere mate van overcapaciteit. De grootte van die overcapaciteit heeft te maken met keuzes die het ziekenhuis maakt (of ondergaat) in de operationele bedrijfsvoering: hoe planmatig wordt er gewerkt, hoeveel zekerheid wordt er ingebouwd om steeds voldoende capaciteit te hebben, hoeveel zicht is er op wat er in het operationele proces gebeurt,…

Ieder ziekenhuis zou – om écht ‘in control’ te zijn – een heel goed beeld moeten hebben over de mate van overcapaciteit die acceptabel is, gebaseerd op de werking van de operationele processen en de hiermee samenhangende patronen van vraag naar en aanbod van zorg. Dit beeld is nodig om bewuste keuzes te maken wanneer men dient te anticiperen op bv. een schaarste in personeel.

Laten we eerste eens kijken naar de definitie van overcapaciteit in bedden zoals we die in dit artikel hanteren:

De overcapaciteit in bedden is de hoeveelheid extra beddencapaciteit in de organisatie (of op afdelingsniveau) bovenop de gemiddelde beddencapaciteit die nodig is om aan de zorgvraag (patiënten) te voldoen.

Bijvoorbeeld:

Indien een ziekenhuis 200 operationele bedden heeft, en er worden gemiddeld 140 bedden gebruikt (bezet door patiënten), dan is de overcapaciteit in bedden 60 bedden (60 gedeeld door 200 geeft een overcapaciteit van 30%).

In de meeste ziekenhuizen die ik de afgelopen jaren tegenkwam lag de overcapaciteit in bedden op hun verpleegafdelingen tussen de 10 en 60%, en in sommige gevallen was de overcapaciteit zelfs nog groter. Dat is een enorme hoeveelheid. Een snelle berekening leert ons dat de jaarlijkse kost van de overcapaciteit voor een ziekenhuis met 200 bedden (en een overcapaciteit van 30%), gemakkelijk oploopt tot € 5 miljoen (berekend met een jaarlijkse kost per bed van € 80.000).

Waarom hebben sommige verpleegeenheden een overcapaciteit van 10%, en andere van 60% of zelfs meer ? En betekent dit dat een verpleegeenheid met een overcapaciteit van 10% beter presteert dan een verpleegeenheid met een grotere overcapaciteit ?

De oorzaken van overcapaciteit begrijpen is belangrijk om te weten of de overcapaciteit gereduceerd kan worden, of om te weten tot welke gevolgen een (door druk) gedreven reductie van overcapaciteit leidt.

De oorzaken van overcapaciteit in een systeem kunnen pas begrepen worden indien de dynamiek in een systeem inzichtelijk wordt gemaakt. Een belangrijke capaciteitsfactor die een goede indicatie geeft van de dynamiek waarmee het ziekenhuissysteem te maken heeft is de variabiliteit in patiëntenaanwezigheid (de pieken en dalen in bedbezetting).

De variabiliteit in bedbezetting is de reden van de grootte van de nodige overcapaciteit in het systeem. Indien een ziekenhuis de beddencapaciteit vermindert, zonder de variabiliteit te verminderen, dan zorgt dat voor enorme operationele problemen en een grote hectiek om ervoor te zorgen dat een bed gevonden wordt voor iedere patiënt die er een nodig heeft.

In feite leert de dagelijkse praktijk ons dat de meeste ziekenhuizen al een grote druk ervaren om patiënten tijdig een bed toe te wijzen. Gevolgen hiervan zijn dagelijks voelbaar: (te) lange wachttijden voor patiënten, een verhoogde werkdruk van medewerkers, inefficiëntie in de werkprocessen, teveel telefoontjes, en spijtig genoeg ook een verhoogd aantal fouten,…

Dus, ondanks de lokroep om kosten te reduceren, is het onoordeelkundig verminderen van de overcapaciteit erg gevaarlijk, en zelfs contra-productief.

Verminderen van de variabiliteit is zeker mogelijk, en de wijze waarop dat het beste kan worden bereikt wordt in een van de volgende artikels uitgebreid toegelicht. In dit artikel gaan we dieper in op de vraag: Wat is een normale overcapaciteit in aantal bedden ?

Bedden worden typisch bezet door 2 groepen van patiënten: patiënten die gepland het ziekenhuis binnenkomen, en patiënten die ongepland het ziekenhuis binnenkomen (spoedaankomsten). Geplande patiënten vertegenwoordigen de dynamiek van onze wijze van plannen. Spoedaankomsten volgen een ‘natuurlijk’ variabel patroon, soms onderbroken door ‘speciale omstandigheden (een groot verkeersongeluk, een grote griepuitbraak,…).

De patronen van deze 2 groepen patiënten kunnen in kaart worden gebracht en gemeten worden. Laten we eens kijken naar 6 real-life voorbeelden van deze patronen in patiëntenaanwezigheid. In deze voorbeelden is de patiëntenaanwezigheid weergegeven als de bezette bedden dag per dag (gemeten aan de hand van het gemiddeld aantal bezette bedden per dag tussen 10:00 en 14:00). De voorbeelden komen uit 3 landen (België, Nederland, en Zwitserland). Voor ieder land is er een real-life voorbeeld opgenomen van een Chirurgische verpleegeenheid en een verpleegeenheid Inwendige Geneeskunde. De data in de voorbeelden is van 2019 zodat de effecten getoond worden zonder het effect van de covid-pandemie.

Voorbeeld 1 – bedbezetting per dag van de groep geplande patiënten op een Chirurgische verpleegeenheid (Nederlands ziekenhuis):

Voorbeeld 2 – bedbezetting per dag van de groep geplande patiënten op een Chirurgische verpleegeenheid (Belgisch ziekenhuis):

Voorbeeld 3 – bedbezetting per dag van de groep geplande patiënten op een Chirurgische verpleegeenheid (Zwitsers ziekenhuis):

Voorbeeld 4 – bedbezetting per dag van de groep spoed patiënten op een verpleegeenheid Inwendige Geneeskunde (Nederlands ziekenhuis):

Voorbeeld 5 – bedbezetting per dag van de groep spoed patiënten op een verpleegeenheid Inwendige Geneeskunde (Belgisch ziekenhuis):

Voorbeeld 6 – bedbezetting per dag van de groep spoed patiënten op een verpleegeenheid Inwendige Geneeskunde (Zwitsers ziekenhuis):

Deze voorbeelden uit de dagelijkse praktijk tonen aan dat de overcapaciteit in bedden varieert tussen 10% en 54% op deze 6 verpleegeenheden uit deze 3 landen.

Deze overcapaciteit heeft vanzelfsprekend te maken met de onderliggende patronen van variabiliteit (de pieken en dalen die iedere verpleegeenheid ervaart). Hoe hoger de variabiliteit in bedbezetting, des te groter de nodige overcapaciteit. De grootte van de variabiliteit is in deze voorbeelden gemeten aan de hand van de variatiecoëfficiënt (de standaardafwijking gedeeld door het gemiddelde).

Indien u nu wilt weten hoeveel overcapaciteit normaal is in uw situatie dan helpt volgende matrix :

De matrix geeft de nodige overcapaciteit in bedden aan gebaseerd op:

  1. De aanwezige variabiliteit in het systeem (gemeten a.d.h.v. de variatiecoëfficiënt).
  2. De geaccepteerde weigeringskans (kans op een tekort aan bedden) à bijvoorbeeld: een geaccepteerde weigeringskans van 5% betekent dat in 5% van de dagen de beschikbare bedden ontoereikend zijn voor de inkomende patiënten (deze patiënten dienen opgenomen te worden op een andere verpleegeenheid).

De matrix geeft duidelijk weer dat op het moment dat de variabiliteit toeneemt, de nodige overcapaciteit ook toeneemt. Indien de geaccepteerde weigeringskans toeneemt, dan zal de nodige overcapaciteit afnemen.

Dus, indien u een variabiliteit heeft van 20% en u wilt een weigeringskans van 1%, dan toont de matrix aan dat de normale overcapaciteit 47% is.

In de matrix kan u ook zien dat een daling van de variabiliteit een groot effect heeft op de nodige overcapaciteit.

De nodige overcapaciteit doen dalen is enkel mogelijk door de variabiliteit te doen dalen, door samenwerking over verpleegeenheden heen in te richten, of voldoende flexibiliteit te organiseren (maar dat is een onderwerp voor een volgend artikel).

Om over na te denken…

In deze reeks artikelen willen we niet zomaar antwoorden geven. We willen het denken prikkelen door vragen te stellen die helpen om het antwoord zelf op te sporen…

Dus, laten we starten…

  • Wat is de variatiecoëfficient van de aanwezigheidspatronen in uw verpleegeenheden ?
  • Waarom is deze variabiliteit zo hoog ? Of laag ?
  • Hoeveel overcapaciteit in bedden heeft u momenteel ? En is dat normaal ?
  • Wat is de kans op een tekort in aantal bedden op uw verpleegeenheden ?
  • Wat gebeurt er met patiënten op het moment dat er geen plaats op de verpleegeenheid waar ze eigenlijk naartoe zouden moeten gaan ? Kan dit voorkomen worden ? Hoe ?
  • Wat gebeurt er indien we de beddencapaciteit verder reduceren, zonder dat we de variabiliteit reduceren ?

‘Wat weet je over Integraal Capaciteitsmanagement?’ wilt het denken prikkelen via het stellen van een aantal vragen (zowel gemakkelijke, als meer complexe vragen komen aan bod in deze reeks).

De vragen zijn gebaseerd op real-life voorbeelden die ik in ziekenhuizen tegenkom.

Integraal Capaciteitsmanagement/Patient Flow Management ontwikkelt zich steeds meer als een apart en dynamisch vakgebied. Indien u hierover meer kennis wilt opdoen dan nodig ik u uit om de opleiding Capaciteitsexpert in Zorg en Welzijn te volgen. Meer info hierover kan u vinden via https://zorgondersteuning.be/integraal-capaciteitsmanagement/ .

Voor vragen, discussies, of opmerkingen mag u mij ook steeds persoonlijk contacteren via gwen@roosemont.com