12 okt Integraal Capaciteitsmanagement – artikel 5
Wat weet je over Integraal Capaciteitsmanagement ?
In deze reeks artikelen stelt Gwen Roosemont een aantal vragen met als doel het denken binnen zorgorganisaties te prikkelen met betrekking tot Integraal Capaciteitsmanagement.
VRAAG :
Wat is het effect van de variabiliteit in vraag en aanbod op de wachtlijstontwikkeling ?
De vraag naar zorg is nooit stabiel, maar variabel. De mate van variabiliteit in zowel vraag als aanbod heeft effect op de wachtlijstontwikkeling.
(een wachtlijst is een groep patiënten die wacht om ‘bediend’ te worden = wachten om de nodige zorg te ontvangen)
Om de vraag met betrekking tot het effect van de variabiliteit in vraag en aanbod op de wachtlijstontwikkeling te beantwoorden, start ik met een voorbeeld:
In het ziekenhuis AZ ICM heeft de afdeling Radiologie te maken met een lange wachtlijst voor MRI-onderzoeken. Voor niet-urgente onderzoeken is de wachttijd daardoor opgelopen tot 10 weken.
Het ziekenhuis wilt de wachtlijst doen dalen en heeft met de afdeling Radiologie afgesproken om de openingsuren tijdelijk te vergroten tot de wachtlijst zodanig gedaald is dat de wachttijd voor niet-urgente onderzoeken maximaal 4 weken is.
Een kleine analyse heeft aangetoond dat de gemiddelde vraag ligt op 100 patiënten per week, en dat de afdeling ook gemiddeld 100 MRI-onderzoeken per week uitvoert.
Deze analyse versterkt het gevoel van het ziekenhuis dat een tijdelijke uitbreiding van de openingsuren de wachtlijst zal doen dalen.
Zal de voorgenomen interventie het probleem van de lange wachtlijst oplossen ? Ook op de lange termijn ?
Vooraleer we deze vraag beantwoorden spelen we een klein spelletje, een dobbelsteenspel.
We hebben 2 spelers nodig, met ieder 1 dobbelsteen. Speler één is de ‘VRAAG naar MRI-onderzoek’, speler twee is het ‘AANBOD van MRI-onderzoek’.
We spelen 4 rondes met telkens 20 worpen met de dobbelsteen. Iedere worp representeert de vraag (de worp van speler 1) en het aanbod (de worp van speler 2) in 1 week. Tijdens iedere ronde wordt dus een periode van 20 weken gesimuleerd.
Indien speler 1 (vraag) 4 gooit met de dobbelsteen, dan is de vraag naar MRI-capaciteit 4. Als speler 2 in dezelfde ronde 3 gooit, dan is het aanbod van MRI-capaciteit 3. Het resultaat is dan dat er 1 patiënt niet onmiddellijk geholpen kan worden en dus moet wachten (wachtlijst).
De beschikbare MRI-capaciteit wordt in de 4 gespeelde rondes aangepast. In ronde 1 mag speler twee 3 bijtellen bij het gegooide resultaat van de dobbelsteen. Bijvoorbeeld als speler twee een 2 gooit, dan mag hij er 3 bij optellen, en dan is de totaal beschikbare MRI-capaciteit in die worp dus 5.
In ronde 2, mag speler twee 2 bijtellen bij het gegooide resultaat van de dobbelsteen. In ronde 1 mag speler twee 1 bijtellen bij het gegooide resultaat van de dobbelsteen. In de laatste ronde (ronde 4) mag speler twee niets bijtellen bij het gegooide resultaat van de dobbelsteen.
We simuleren hiermee situaties met telkens een verschillende mate van overcapaciteit in MRI-capaciteit. In ronde 1 is de overcapaciteit 3 (een gemiddelde worp van een dobbelsteen is 3,5 + 3 = 6,5). In ronde 4 is er gemiddeld geen overcapaciteit. Zowel de gemiddelde vraag, als het gemiddelde aanbod (MRI-capaciteit) is 3,5.
Wat gebeurt er in het spel met de wachtlijst ?
Ik speel het spel regelmatig in de opleiding Integraal Capaciteitsmanagement, en iedere keer zien we dezelfde resultaten.
Voorbeeld van het resultaat uit één van de opleidingsdagen:
In ronde 1 is de wachtlijst laag, in ronde 4 is de wachtlijst hoog. In ronde 1 was de mate van overcapaciteit erg hoog (86% meer MRI-capaciteit dan de vraag à 6,5 versus 3,5).
In ronde 4 is de vraag gemiddeld genomen gelijk aan het aanbod (beiden 3,5).
Dus, in een situatie met gemiddeld een gelijke vraag naar MRI-capaciteit aan het aanbod van MRI-capaciteit doet de wachtlijst sterk stijgen. De oorzaak hiervan is natuurlijk de variabiliteit in vraag en aanbod, gesimuleerd via de dobbelsteenworpen.
We kunnen dit voorbeeld ook eenvoudig simuleren met mogelijkheid tot aanpassing van diverse parameters:
(voorbeeld genomen uit de toolbox van de applicatie ‘Patient Flow Manager™)
In de weergegeven grafiek zien we de ontwikkeling van de wachtlijst in drie gesimuleerde scenario’s (rood, groen, blauw).
Het rode scenario geeft een situatie weer met een hoge overcapaciteit in MRI-capaciteit (net zoals in ronde 1 uit het dobbelsteenspel). Het groene scenario geeft een situatie weer met gemiddeld een gelijke vraag en aanbod (ronde 4 uit het dobbelsteenspel). Het resultaat is een oplopende lange wachtlijst.
Het blauwe scenario geeft een situatie weer waarin de vraag en het aanbod gemiddeld gelijk is (beiden gemiddeld 3,5), maar in dit blauwe scenario is de variabiliteit van de MRI-capaciteit lager dan de variabiliteit van de vraag. Dit door de worpen van de dobbelsteen te beperken tot het getal 3 en 4 bij de MRI-capaciteit, waarbij de worpen van de vraag van 1 tot en met 6 blijven. We zien nu dat de wachtlijst nog steeds toeneemt, maar minder snel dan in het rode scenario.
Dus als we nu, gebaseerd op de gespeelde en gesimuleerde spelletjes, de vraag uit het voorbeeld bovenaan willen beantwoorden: Zal de voorgenomen interventie het probleem van de lange wachtlijst oplossen ? Ook op de lange termijn ?
Wat zou je antwoord nu zijn ?
Zie hieronder de ‘Om over na te denken…’-vragen om je denken verder aan te scherpen ten aanzien van de weergegeven voorbeelden.
Zelf het boven weergegeven dobbelsteenspel spelen, of simulaties maken en weergeven is zeer krachtig om het denken van de mensen met wie je werkt aan te scherpen. Probeer het zelf zeker ook!
Om over na te denken…
In deze reeks artikelen willen we niet zomaar antwoorden geven. We willen het denken prikkelen door vragen te stellen die helpen om het antwoord zelf op te sporen…
Dus, laten we starten…
- Wat is de oorzaak van de toename in de wachtlijst ? Komt dit door de variabiliteit in de vraag ? Of is de variabiliteit in de MRI-capaciteit de oorzaak ? Komt het door een tekort aan capaciteit ?
- Wat zal het lange termijn effect zijn van de ingreep die het ziekenhuis AZ ICM doet om de wachtlijst te verminderen ?
- Hoeveel extra capaciteit is er nodig om de wachtlijst laag te houden ? Zie ook het artikel ‘Hoeveel extra bed capaciteit is er nodig ? Dit kan ook gerelateerd worden aan wachtlijstontwikkeling. Ik zal dit in een van de toekomstige artikelen uitgebreid behandelen.
- Heeft u een goed beeld van de variabiliteit in vraag en aanbod in uw ziekenhuis ?
- Houdt u rekening met variabiliteit wanneer u de nodige capaciteit vaststelt ?
- Maakt u gebruik van spelletjes om het denken van uw mensen aan te scherpen ?
‘Wat weet je over Integraal Capaciteitsmanagement?’ wilt het denken prikkelen via het stellen van een aantal vragen (zowel gemakkelijke, als meer complexe vragen komen aan bod in deze reeks).
De vragen zijn gebaseerd op real-life voorbeelden die ik in ziekenhuizen tegenkom.
Integraal Capaciteitsmanagement/Patient Flow Management ontwikkelt zich steeds meer als een apart en dynamisch vakgebied. Indien u hierover meer kennis wilt opdoen dan nodig ik u uit om de opleiding Capaciteitsexpert in Zorg en Welzijn te volgen. Meer info hierover kan u vinden via https://zorgondersteuning.be/integraal-capaciteitsmanagement/ .
Voor vragen, discussies, of opmerkingen mag u mij ook steeds persoonlijk contacteren via gwen@roosemont.com