Thuiswerken in tijden van corona

Stelling 4

Samenwerken op afstand is best mogelijk.

In de vorige blogs hebben we ons perfect georganiseerd om efficiënt thuis te werken. Maar zo massaal thuiswerken als we momenteel moeten doen, is best eenzaam. Bovendien is het nieuwe werken het samenwerken. En dus moeten we zorgvuldig kijken hoe onze communicatie én deze eenzaamheid én dit samenwerken kan ondersteunen. Dit aspect van thuiswerk komt in deze blog aan bod.

De hoeveelheid formele en informele informatie die we op een dag kantoorwerk verzamelen is niet te onderschatten. We beseffen dat maar goed als we ooit onze agenda analyseren, of als we ooit eens de hoeveelheid storing en afleiding op een dag kantoorwerk monitoren.

Onder meer in de VS werken remote teams samen vanuit verschillende staten.  De leden ontmoeten elkaar maar een enkele keer per jaar fysiek . We weten uit hun ervaring dat dit prima kan werken. Mits de formele communicatie geordend gebeurt en goed gemanaged wordt. De informele communicatie valt in die teams quasi volledig weg. En dat werkt ook.

Wij zijn dat anders gewoon. In onze bedrijven leven we met een overdaad aan urenlang fysiek overleg, en de informele communicatie is vaak de saus die voor binding zorgt. Zeker nu, in coronatijden en met mensen die onervaren en massaal aan het thuiswerken moesten gaan, zijn beide aspecten van deze communicatie belangrijk om zorgvuldig in het oog te houden.

Die zorgvuldigheid kent enkele aspecten. Technisch in de eerste plaats.

  • Investeer in goede, professionele software. Er is echt niets zo ellendig als video calls die technisch niet optimaal verlopen. Geluid en beeld moeten feilloos werken. Er zijn vele systemen op de markt. SKYPE en ZOOM zij  twee goede voorbeelden met voldoende functionaliteiten om online meetings vlot te laten verlopen. TEAMS van Microsoft is een alternatief. Maar er zijn er nog meer. Uw IT afdeling zal u daar kunnen ondersteunen.
  • Je IT afdeling zal ook voor de nodige cyberveiligheid zorgen. Maar besef dat jijzelf daarin de zwakste schakel bent. Wees heel zorgvuldig met het openen van bestanden. Zorg voor goede antispam en antivirus software als je met je eigen hardware moet werken.
  • Als je regelmatig online overlegt is een investering in goede hardware echt de moeite. Een kwalitatieve headset maakt het verschil!

In afzondering thuis zitten werken kan, zeker als je dat niet gewoon bent, flink eenzaam zijn. En dat nodigt uit om oeverloos te zoeken naar online contact. En alhoewel vele van de online communicatiemogelijkheden technisch OK zijn, kunnen ze wel erg storend gebruikt worden.

  • Structureer je online communicatie met collega’s of chefs. Zo niet gaat iedereen de ganse dag zitten wachten op die call of dat gesprek.
  • Plan je virtuele meetings op voorhand in. Kies een moment dat voor iedereen het minst storend werkt.
  • Zeker de one to one meetings moeten verwacht en gepland zijn. Beter nog met een vaste regelmaat. En wellicht iets vaker dan toen iedereen op kantoor aanwezig is.
  • Mail blijft ook bij thuiswerk een asynchroon medium. Je mag ook nu niet verwachten dat collega’s on the spot reageren op jouw mail. Zij behoren te werken! En dat is niet hetzelfde als voortdurend hun mailbox te checken.
  • Als je een dringende vraag hebt, neem dan de telefoon en bel je collega op. Wanneer je dit doet binnen de normale kantooruren moet je je geen zorgen maken over ongewenst storen.
  • Heb je een vraag die niet dringend is, spaar deze dan op voor de eerstvolgende geplande meeting of one to one overleg.
  • Whatsappgroepen voor gestructureerde groepsinformatie kunnen gebruikt worden, maar Whatsapp nodigt heel fel uit om ook nog even die andere vrienden te contacteren… En het is eigenlijk erg intrusief. Zeker als die groepen doorheen gans de dag en door iedereen gevoed worden. Je gebruikt dan beter korte en gestructureerde nieuwsflashes die op vaste momenten worden rondgestuurd.

Mensen zijn niet allemaal gelijk. En daar verandert corona niets aan. In onze online communicatie houden we er best wel rekening mee. Ook jij hebt collega’s die introvert zijn en anderen die extrovert zijn. Sommige medewerkers staan bij een crisis graag in de frontlinie, anderen voelen zich best op de tweede rij. En zo heeft ieder zijn eigen nood aan de hoeveelheid en de aard informatie. Zeker de mensen die zelf nog wel regelmatig in de organisatie aanwezig zijn moeten hier aandacht voor hebben.

  • Geef plaats aan verschillende aspecten van de functie gebonden communicatie.
    • Opdrachten
    • Feedback. In twee richtingen. Zeker en vooral ook de feedback over hetgeen er met het werk van medewerkers gebeurde!
    • Overleg in de letterlijke betekenis van het woord
    • Planning en afspraken voor volgende dagen.
  • Besteed voldoende tijd aan het loggen en documenteren van hetgeen je doet. Zeker in de beginfase van zulk een massaal thuiswerk is dit cruciaal om straks vlot de overgang naar het normale werken te kunnen maken.
  • Geef en vraag info over wat er gebeurt in de organisatie? Hoe gaat het er? Wat leeft er? Hoe is de bedbezetting (ziekenhuizen), de verkoop (bedrijven), de ontwikkeling (onderzoekscentra), …
  • Wat is er te melden specifiek met betrekking tot corona? In rusthuizen en ziekenhuizen is dit van groot belang, maar eigenlijk geldt dat overal. Mensen willen deel uitmaken van de organisatie. Zeker in deze toch wel heroïsche tijden.
  • Ook bij online groepsoverleg hebben onze introverte collega’s het lastiger om het woord te nemen.
  • Maar ook de normale roddels en weetjes mogen er zijn, die zou men anders immers ook wel horen.
  • En tenslotte, waarom zouden ook de kindjes niet even gedag mogen zwaaien aan de collega’s van mama of papa?

Als ook je partner thuiswerkt, denk eraan dat online meetings best storend voor je huisgenoten zijn. Je stoort hen. En je stelt hoge eisen aan hun eigen stil zijn. Heb voor beide aspecten respect. En tenslotte, in onze bereidheid en onervarenheid om met de nieuwe methodes van communicatie aan het werk te gaan durven we wel eens blunderen. Zorg toch maar dat je vuile sokken en andere ongewenste zaken uit beeld zijn de volgende keer dat je enthousiast aan je video meeting start.

Vooral in de organisatie van deze communicatie speelt de chef een belangrijke rol. Maar de rol van de chef is breder. We diepen deze woensdag verder uit in onze voorlaatste stelling: Stelling 5 “Ook bij thuiswerk is je chef je grootste vriend”.

Fijne werkweek!

Jos Vanoppen

Nieuwsbrief

Schrijf je in op onze nieuwsbrief om de meest intressante artikelen en updates toegestuurd te krijgen.

Scroll to Top