Lean & financieel-administratieve processen

Programma

12.00 – 12.10 : Verwelkoming en voorstelling Zorgondersteuning vzw

12.10 – 12.35 : Ondertekenen opnameformulieren door de patiënt, Sophie Heyvaert en Patrick De Pelseneer, A.S.Z

12.35 – 12.55 : Optimalisatie patiëntenflow in tijden van schaarste, Uschi Colemonts en Ben Dilen, Ziekenhuis Oost-Limburg

12.55 – 13.25 : Automatisatie in een financieel-administratief departement, Kris Ranson, AZ Maria Middelares Gent

13.25 – 13.50 : Purchase to Pay-project, David De Mol, Korian

13.50 – 14.00 : Q & A, afronding door Elke Panis, Ziekenhuis Oost-Limburg

Sprekers

David De Mol
Purchase Director Benelux
Verantwoordelijk voor de aankoop departementen in België en Nederland en voor het facilitaire departement in België.

Aankoop draagt bij aan de kwaliteit van de algemene werking van Korian Benelux, door de interne klanten te voorzien van de nodige leveranciers voor de goederen en diensten die nodig zijn voor de goede werking van hun activiteiten.
Het Facilitair Department levert haar expertise en ondersteuning aan alle Korian locaties in België over alle technische zaken en kwesties. Het zorgt voor een veilige en goed onderhouden omgeving voor de bewoners, medewerkers en bezoekers.

Vandaag gebruiken alle locaties van Korian samen duizenden leveranciers, waarvan er elke dag meer en meer bij komen. Niet alleen kost de afhandeling van elke nieuwe bestelling van zo’n ongekende leverancier enorm veel tijd en geld, maar mist  Korian zo veel opportuniteiten om het aankoopproces te stroomlijnen. Onderandere daarom nam Korian de beslissing om te investeren in een eigen digitaal platform voor alle bestellingen en de financiële afhandeling ervan.
Dit zal Korian helpen om beter zicht te krijgen op de uitgaven, de totale kosten te verlagen en de administratieve werklast te verminderen.
David neemt jullie mee in het ontstaan en de uitwerking van deze oplossing.

Sophie Heyvaert 
Diensthoofd, A.S.Z. Ziekenhuis
Patiëntenonthaal, Inschrijvingen en Opnameplanning

Patrick De Pelseneer
Teamleider patiëntenonthaal, A.S.Z. Ziekenhuis

Ziekenhuizen zijn wettelijk verplicht de patiënt te informeren over de financiële gevolgen van een opname. Bij het aanbieden van een opnameverklaring kunnen een aantal keuzes m.b.t. hun verblijf gemaakt worden die hierop een invloed hebben.

Het A.S.Z. draagt de waarde van inspraak en betrokkenheid hoog in het vaandel, en wil de patiënt dan ook maximaal betrekken bij alle aspecten van het zorgproces, dus ook bij het administratieve en financiële luik.

Bij een geplande opname overloopt de inschrijvingsmedewerker samen met de patiënt de opnameverklaring. Hier wordt ook de keuzemogelijkheid gegeven aan de patiënt om de kamerkeuze te kiezen. Bij een spoedopname is de patiënt echter op het moment van opname niet in de mogelijkheid om dit document te tekenen, noch om hierover vragen te stellen aan een inschrijvingsmedewerker.

Sophie en Patrick lichten toe hoe het tekenen van de opnameverklaringen kan gemaximaliseerd worden volgens de LEAN-methodiek . Dit impliceert niet alleen een hogere betrokkenheid van de patiënt bij opname, maar heeft ook een positieve financiële impact voor het ziekenhuis.

Uschi Colemonts
Uschi startte recent met de nieuwe functie proces en zorginnovator binnen het Ziekenhuis Oost-Limburg nadat zij voorheen als hoofdverpleegkundige fungeerde op een verpleegafdeling.

In een onderlinge samenwerking werd het traject van de geplande chirurgische patiënt in kaart gebracht doorheen het ziekenhuis van opname tot en met ontslag en werden alle hiaten opgelijst en de focus bepaald om deze stapsgewijs aan te pakken.

Efficiëntie en effectiviteit zijn hier fundamenteel, net zoals het verzamelen en het gebruik van de juiste data. Samen delen zij graag hun ervaring, inzichten en valkuilen inzake de optimalisatie van de patiëntenflow in tijden van schaarste met een knipoog naar het traject van de geplande chirurgische patiënten en het beddenmanagement.

Ben Dilen
Divisiemanager van de diensten Neuro(chirurgie), Orthopedie, Revalidatie, Pijnkliniek en de medisch diagnostische diensten, Ziekenhuis Oost-Limburg.

Vanuit die functie is hij eveneens verantwoordelijk voor het beddenmanagement.

Kris Ranson
Diensthoofd centrale inning, AZ Maria Middelares Gent en het Sint Vincentius ziekenhuis Deinze.

De dienst centrale inning omvat de facturatie, debiteurenopvolging en doktersadministratie. Hij geeft graag mee dat hij ‘een extra focus’ heeft op innovatie & procesmanagement.

Elke Panis
CFO, Ziekenhuis Oost-Limburg