Zorgondersteuning vzw blogt: persoonlijke efficiëntie!

Persoonlijke efficiëntie als een bijzondere vorm van lean.

Waarde aanbrengen is een van de hoofdkenmerken van lean. Meestal denken we dan in processen van productie of diensten, of processen in een ketting tussen mensen of diensten. En even dikwijls heeft dat dan ook met organisatie te maken, Leanprocessen grijpen dan ook regelmatig in op die organisatie. Van micro tot macro.

In deze blog maken we micro nog wat kleiner en bespreken we persoonlijke efficiëntie als een bijzondere vorm van lean.

Is wat ik nu doe het belangrijkste van wat ik zou kunnen doen?

Maar we beginnen met het scherp zetten van twee belangrijke begrippen. Peter Drucker maakte wel eens het onderscheid tussen Efficiëntie en effectiviteit. In een beroemd geworden slagzin formuleerde hij het als volgt: effectiviteit is de juiste zaken doen, efficiëntie is de zaken juist doen. Waar het historische timemanagement nogal eens ging over ‘meer en sneller’, praten we in het meer modernere levensmanagement in de eerste plaats over ‘juister’.  En dat juistere is steeds weer die vraag naar waard toevoeging. Voor mijn werk, voor mijn leven, voor mijn relatie, …

Zolang datgene wat ik doe waarde toebrengt is het prima. Wat die waardes zijn, is voor iedereen wat anders. Het hangt allemaal samen met datgene wat je wil bereiken in het leven. Op het werk bepalen we die waardes samen met onze chef. Voor ons eigen leven doen we dat samen met onze partner of familie. Maar zeker ook met ons eigen zelve:  wat wil ik in mijn leven bereiken?

 

En vanuit die waardes kan je op elk ogenblik van de dag je belangrijkste vraag beantwoorden: is wat ik nu doe het belangrijkste van hetgeen ik zou kunnen doen? En als dat niet het geval is, stop er dan mee en begin met wat wél waarde aanbrengt.

Wat kan ik doen zodat deze storing nooit meer voorkomt?

Veel moeilijker dan het kiezen van waardes is om je eraan te houden. Heel de wereld lijkt elke dag wakker te worden met maar één doel voor ogen: jou weghouden van datgene wat voor jou belangrijk is. Want die hele wereld heeft jouw aandacht nodig om hun eigen doelen te bereiken. En pas op, het zijn echte specialisten daarin. En ze gebruiken de meest verfijnde technieken. En apps  zoals Facebook, nieuwssites, Whatsapp. Maar ook je eigen collega’s zijn ondertussen experten in het afleiden. En ook zij hebben de beste apps ter hunner beschikking: de mail als eerste en belangrijkste, maar ook de telefoon of de online platforms gebruiken ze meesterlijk. En als dat allemaal niet lukt, dan hebben ze nog steeds het onsterfelijke, ‘heb je een minuutje tijd voor mij’, om je op elke hoek en kant mee te overvallen.

Omgaan met al die storing is niet gemakkelijk. Ons brein is er nu eenmaal op gemaakt om snel in te gaan op al die verlokkingen rondom ons. Dat wil zeggen dat het heel heel moeilijk is om niet in te gaan op een storing die ons bereikt. Onze enige hoop is om te proberen elke storing te voorkomen.

 

Alle piepjes en belletjes op onze pc en smartphone uitzetten. Proberen afgezonderd te werken. Iedereen kent dat ondertussen al wel. Maar nog belangrijker is om elke keer dat je afgeleid werd door iets of iemand jezelf af te vragen: wat moet ik doen opdat dit niet meer hoeft te gebeuren?


Voorkomen van afleiding door structureren.

Regelmatig en gepland overleg met je naaste medewerkers zodat ze jou niet voor elke pruts moeten lastigvallen. Goede werkprocessen, procedures en policies die iedereen kent. Goed opgeleide medewerkers en collega’s die  precies weten wat er van hen verwacht wordt. Afspraken met betrekking tot mailen (weinig en kort!), vergaderen (weinig en kort!) en bellen (weinig en kort!). Zo voorkom je storingen.

Persoonlijke efficiëntie als een bijzondere vorm van lean

Is wat ik nu doe het belangrijkste van wat ik zou kunnen doen? Wat kan ik doen zodat deze storing nooit meer voorkomt?

Met deze twee vragen zorg je al snel voor een heerlijke verbetering van je eigen werkprocessen. En effectieve en efficiënte werkprocessen geven je al snel heel veel meer waarde. In je werk. In je leven.

Jos Vanoppen

Beheerder BeterAnders

Nieuwsbrief

Schrijf je in op onze nieuwsbrief om de meest intressante artikelen en updates toegestuurd te krijgen.

Scroll to Top