11 jun Zorgondersteuning vzw blogt: hoe krijg je iedereen mee?
Hoe krijg je iedereen mee?
Wat zijn de meest gestelde vragen na een presentatie over management en leiderschap in een ziekenhuis? Ik hield ze een tijdje bij. Bij de top 3 staat steevast dezelfde vraag: Hoe krijg je iedereen mee? Hoe kun je artsen en medewerkers overtuigen om mee te stappen in een veranderingstraject? Deze vraag is niet nieuw. Er is ook best wel wat onderzoek en literatuur te vinden over dit thema. Honderden auteurs brengen steeds weer een variant op hetzelfde thema.
Er zijn alvast drie bestsellers waar vaak naar wordt gerefereerd. Het boek ‘Who moved my cheese?” van Spencer Johnson beschrijft in een parabel de angsten die een veranderingstraject teweegbrengen bij een individuele medewerker. Je leest er stap voor stap hoe je die angsten met succes kunt overwinnen. John Kotter biedt in zijn boek “Our iceberg is melting” eerder een referentiekader op organisatieniveau. Hoe vermijd je als organisatie de verschillende valkuilen aan de hand van een 8-stappenplan. Simon Sinek stond met zijn boek “Start with Why” op nummer één in zowat alle toplijsten van managementboeken. In zijn boek beschrijft hij haarfijn de belangrijkste voorwaarde voor een geslaagde verandering. Mensen moeten begrijpen waarom je nu met dit veranderingsproject wil starten. Johnson, Kotter, Sinek zijn het eens over de belangrijkste randvoorwaarden voor een succesvolle verandering. Kort samengevat komt het erop neer dat de kans op een geslaagd project stijgt als je medewerkers inzien waarom de verandering moet, als ze weten welke richting je uitgaat en als je tijdens het project voldoende begeleiding voorziet. Op het eerste zicht zijn dit vrij evidente inzichten maar toch raken ze vaak ondergesneeuwd in de hectiek van de dag. Dat maakt dat veel veranderingen taai zijn.
Maar wat met veranderingen in ziekenhuizen? Zijn dezelfde inzichten ook hier aan de orde? Een aantal recente onderzoeksresultaten werpen er een licht op.
De conclusies zijn unaniem. Medewerkers in de zorg werken graag mee aan projecten die een aantoonbaar effect hebben op hun patiëntenzorg. Als je zorgverstrekkers of artsen mee aan boord wil krijgen bij projecten waar de link met hun zorgprocessen ontbreekt, wordt het lastig. Zo zal een informatiserings- of standaardisatieproject met een louter financiële of facilitaire insteek weinig bijval kennen en de kans lopen om te verzanden. De handvaten zijn duidelijk. Bij de selectie van projecten ga je best zo veel mogelijk op zoek naar projecten die toegevoegde waarde opleveren voor de patiënt. Standaardiseer wat je kunt standaardiseren maar overdrijf niet! Ook bij data! Artsen willen graag beknopte, concrete en voor hun klinische praktijk bruikbare data. Het adagium “Create light, no heat” is van toepassing. Focus je energie op de belangrijke essentiële informatie (light) eerder dan op kwantiteit (heat).
In de literatuur vind je nog een tweede topic terug rond veranderingen in de zorg. Professionele zorgverstrekkers vertrekken vaak vanuit een ander tijdsvenster. Artsen willen op korte termijn resultaten. Wil je dat zorgverleners of artsen meestappen in je projecten? Beperk dan de doorlooptijd van projecten tot 12 maanden. Lever via SCRUM-projectmethodologie tussentijdse resultaten op. Dat is waarschijnlijk de reden waarom SCRUM momenteel furore maakt. Bied zorgverstrekkers duidelijke, korte en snelle beslissingslijnen aan. Bij wie kunnen ze terecht voor welk probleem teneinde snel te kunnen beslissen. Kwalitatief onderzoek legt bloot dat indien een vraag van een zorgverstrekker beantwoord wordt met een zinsnede als “we nemen uw punt mee naar …” ergernis oproept.
Eigen aan zorgorganisaties is ook een andere visie op een hiërarchische structuur. Zo hechten medische diensthoofden bijvoorbeeld veel meer belang aan inspraak en inbreng van hun collega’s. Het overleg met hun peers is fundamenteel om draagvlak te creëren. Projecten van bovenaf opleggen, werkt zelden bij gezondheidswerkers. Leidinggevenden in de zorg willen het graag nog even aftoetsen met hun medewerkers, op zoek naar hun erg gewaardeerde professionele inbreng. Maar hier knelt ook wel eens een schoentje. Zorgverleners missen soms het referentiekader om onderbouwd aan projecten te participeren. Participatie aan projecten vereist immers ook basisinzichten in projectmanagement, veranderingsmanagement, ziekenhuisfinanciering, HR, data en ICT. Opleiding over deze thema’s vergroot de kans op een goed geïmplementeerd project.
Hoe krijg je iedereen mee in de zorg? Met de juiste projecten en randvoorwaarden krijg je zorgprofessionals mee in je verhaal. Met projecten die snel resultaten opleveren voor de patiënten en waar zorgverleners kunnen afstemmen met hun collega’s. Met projecten die niet nodeloos complex worden gemaakt. Gelukkig bestaan er ook heel wat inspirerende praktijkvoorbeelden. Zorgondersteuning heeft als doel deze met jullie te delen. Op ons jaarlijks congres kan je de beste projecten helpen kiezen en op onze diverse avondactiviteiten gaan we telkens dieper in op een aantal geslaagde transities. Benieuwd? www.zorgondersteuning.be.
Hans Crampe, bestuurder van Zorgondersteuning vzw