Een vader wacht op woensdagnamiddag met zijn jongste zoontje in de wachtzaal van het ziekenhuis. Ze werden doorverwezen door de dienst spoedgevallen voor advies. Zijn zoontje heeft zijn voet omgeslagen tijdens de wekelijkse voetbaltraining. Ze zien andere patiënten komen en gaan, maar worden zelf niet binnengeroepen in de consultatieruimte. De vader vraagt enkele keren vriendelijk wanneer zij zouden verder geholpen worden. De secretaresse geeft aan dat het erg druk is en dat ze geduld moeten hebben. Na 2,5 uur wachten en quasi alle voorradige tijdschriften doorbladerd te hebben komt een verpleegkundige naar hen toe en met de boodschap dat het doorverwijzingsdossier ondanks de rode stempel met spoed erop, blijkbaar op de foutieve stapel was gelegd. Dit is de reden waarom ze nog niet werden opgeroepen en ook de afspraak gemist hebben. De verpleegkundige belooft dadelijk de assistent van wacht op te bellen zodat ze alsnog kunnen gezien worden.

Deze situatie klinkt misschien onwerkelijk, maar is een beschrijving van een reële casus. Je vraagt je af, hoe is het eigenlijk mogelijk dat in een omgeving waar zoveel enthousiaste professionals samenwerken aan het beter maken van mensen met een zorgbehoefte? Dit ligt, op enkele uitzonderingen na, niet aan die mensen die er werken, maar aan inefficiënt georganiseerde zorgprocessen. Met behulp van leantechnieken kunnen we inzicht krijgen waar het juist mis loopt en welke aanpak aangewezen is om échte verbetering te realiseren. Lean is het stap per stap herzien van de manier van (niet) werken om verspillingen op diverse vlak te identificeren en vervolgens te verwijderen. Denk daarbij aan een zorgkundige die continu over een verpleegafdeling loopt op zoek naar een infuuspomp, of aan verschillende stapels met allemaal op elkaar gelijkende dossiers. Beide heel eenvoudige voorbeelden waardoor verspilling en patiëntveiligheidsincidenten kunnen optreden. Maar ook complexere problemen, zoals schommelingen in aankomsttijden van patiënten, inzetbaarheid van personeel, etc. zijn zaken die best met een lean-bril bekeken worden.

Gekeken door deze bril maken we onderscheid tussen verschillende types van verspillingen; beweging, overproductie, wachten, overuren werken, voorraad, defecten en transport. De casus van de vader met zijn zoontje is een voorbeeld van een defect., namelijk een dossier dat verkeerd is geordend. In dit geval zijn we dus geïnteresseerd naar de oorzaak van het verkeerd leggen om zo een passende oplossing te vinden. We zoeken dus naar de oorzaken van problemen in het zorgproces. Dit betekent met andere woorden dat het niet belangrijk is wie het dossier verkeerd heeft gelegd (individuele benadering), maar dat we het proces zou willen gaan inrichten dat eenzelfde voorval in de toekomst vermeden kan worden (systeembenadering).

Maar zoals aangegeven lean is niet enkel handig om kleine, eenvoudige en praktische hiaten in het zorgproces aan te pakken. Echte structurele, en dus impactvolle, verbeteringen worden vooral gemaakt wanneer complexe processen in kaart kunnen gebracht worden. Maar ook vermijdbare variantie in doorlooptijden, planning, en bestaffing wordt best stapsgewijs verwijderd of aangepakt met TAKT-tijden. En dergelijke oplossingen liggen niet zomaar voor het rapen. Het vergt deskundigheid, expertise, bij voorkeur ook bijgetreden door sluitend wetenschappelijk bewijs. En ja, die onderbouwing bestaat. Inmiddels is duidelijk dat lean in de zorg een meer dan nuttige ontwikkeling is die wanneer slim aangepakt tal van interessante opportuniteiten kan bieden om onnodige uitgaven terug te dringen en kwaliteitsvoordelen in specifieke domeinen te behalen.

Voor zij die willen ‘proeven’ (geen voorkennis of ervaring), maar ook voor zij die willen ‘fijnproeven’ (stevige voorkennis en ervaring) in de leanmethodologie, zo ook hoe dit binnen de eigen organisatie duurzaam te implementeren heeft Zorgondersteuning vzw een toereikend aanbod. Neem zeker een kijkje op onze website of neem rechtstreeks contact met ons op. We zijn steeds graag bereikbaar.

Hans Crampe & Dominique Vandijck