08 apr Thuiswerken in tijden van corona

Stelling 5

Ook bij thuiswerk is je chef je grootste vriend.

Onze vorige blok ging over de belangrijke rol van communicatie voor de remote werker. Als vehikel voor het samenwerken met de collega’s, maar ook als middel om de eenzaamheid in dit gedwongen afzonderingswerken te doorbreken. In het zoeken naar een balans tussen de functionaliteit van die communicatie en ongestoord werken ben jij zelf de belangrijkste speler.  Maar onderschat toch ook hierin niet de rol die de chef speelt.

Maar diens rol is natuurlijk breder.

In de vele bedrijven die dicht zijn, en voor de duizenden technisch werklozen, zijn de verwachtingen in deze coronatijden helemaal anders geworden. Maar ook in organisaties die zich wel dankzij onder meer het thuiswerk kunnen handhaven moeten de verwachtingen flink bijgesteld worden. Het is niet mogelijk bij dit massaal en gedwongen thuiswerk dezelfde productiviteit te krijgen als normaal. De thuissituaties zijn daarvoor gewoonweg niet goed genoeg op dit moment. En bovendien moet iedereen nog wat gewoontes ontwikkelen.

Als iedereen zijn rol speelt, dan is er wel best veel mogelijk.

• Stel je verwachtingen duidelijk. Dit is geen extra vakantie, het zijn wel bijzondere tijden.
• Laat je verwachtingen eerder blijken in de afgesproken doelen en deadlines, dan wel uit het opvolgen van werkuren.
• Vraag van je medewerkers transparantie. Zoals in vorige blogs geschreven kunnen zij hun eigen werkuren en ritme kiezen. Maar ze mogen hierin wel transparant zijn. De balans tussen deze gegunde flexibiliteit en transparantie is geen gemakkelijk oefening. Maar ze is erg belangrijk voor beide partijen. Zeker als zoals het er nu voor staat zal het massale thuiswerk nog even aanhouden. Nu een goede balans vinden zal iedereen helpen als straks de tijden terug normaal worden, en de dagelijkse reis naar het bedrijf terug aan de orde komt.
• Bedwing elke neiging om virtuele tijdklokken of andersoortige in- en uitchecktijden op te leggen. Het geeft jou een vals gevoel van controle en je medewerker een echt gevoel van wantrouwen. Gebruik eerder een strakke taakgerichte opvolging. Dat helpt alle partijen meer vooruit.
• Vraag aan je medewerkers een telefonische beschikbaarheid tijdens de normale  werkuren. Jij en je andere medewerkers kunnen binnen deze uren contact nemen. Je hoeft je daar niet voor te verontschuldigen, let wel op de mate waarin je je medewerker afhoudt van zijn taken door onnodige storing.
• Ook in deze coronatijden en met het massale thuiswerk blijft de mail een asynchroon medium. Verwacht niet dat je medewerker a la minute elke mail beantwoordt. Gun hem de tijd om te werken.

Zoals wel vaker pleiten we ook in deze tijden voor structuur en duidelijkheid. Vooral de structuur is een van dé voorwaarden om je medewerkers te helpen goede gewoontes in hun thuiswerk te vormen.

• Formuleer duidelijk je doelen en help deze in concrete taken met duidelijke deadlines om te zetten. Zeker bij grotere of complexe projecten help je zo je medewerker het startmomentum klein te houden. Je vergroot het enthousiasme en je voorkomt uitstelgedrag.
• Volg alle doelen en taken op. Wees hierin duidelijk en consequent.
• Geef feedback. Je thuiswerkende medewerkers missen momenteel elke vorm van informele feedback vanuit de organisatie. Onderschat deze verandering vooral niet! Maar vul de leemte op. Denk hierbij aan feedback over het afgeleverde product, maar vergeet het proces niet te beoordelen. Thuiswerk is nieuw voor velen, je medewerkers willen horen dat ze het goed doen.
• Geef vooral ook feedback over datgene wat met het afgeleverde werk gebeurde. Welke beslissingen volgden eruit? Welke volgende stappen werden er genomen? Wat waren de opbrengsten, resultaten, … ?
• Vooral in ziekenhuizen of woonzorgcentra waar medewerkers misschien van thuis uit ondersteunend werk in functie van de coronamaatregelen doen,  is een brede terugkoppeling belangrijk. Ook nu, vooràl nu, willen mensen zinvol bijdragen.

Bij thuiswerk in tijden van corona moet vrijwel alle communicatie nu eenmaal van op afstand gebeuren. Gelukkig is er ook hier genoeg mogelijkheid om af te wisselen. En om je vorm van communiceren aan te passen aan de inhoud.

• Doe een regelmatig check-in met afgesproken korte meetings.
• Wellicht zal er wat meer gemaild worden in deze ongewone situaties van gedwongen en massaal thuiswerk. Probeer dit toch te beperken. Elke mail moet nu eenmaal gelezen worden, en dikwijls verstoren ze het werkritme van je medewerker. Mail behoudt overigens ook in coronatijden zijn beperkingen: hoed je voor alles wat ook maar enigszins naar beoordeling of uiten van gevoelens neigt. Gebruik mail enkel voor informeren en voor het maken van taakafspraken.
• Dringende communicatie doe je enkel en alleen via de telefoon. Beperk dit zoveel als mogelijk. Voorzie liever voldoende gestructureerde meetings.
• One to one online videomeetings brengen nu het meeste bij. Als je het dikwijls genoeg doet, zijn ze het perfecte medium voor alle functionele en informele communicatie. Zowel de taakgerichte info als het geven van feedback kan ermee gebeuren. Je zal snel merken dat video overleg veel korter en functioneler is dan je gewone fysieke meetings. Dat is voor drukke chefs natuurlijk mooi meegenomen, maar zorg er toch maar voor dat er voldoende tijd is om alles te zeggen. Samenwerken is meer dan het bespreken van taken…
• Hou regelmatig een online groepsoverleg. Ze zijn prima geschikt om de teamtaken te overlopen en de tijdslijnen af te spreken. Misschien moet je er geen overdreven taakgerichte resultaten van verwachten, maar groepsoverleg is onontbeerlijk voor het groepsgevoel. Het groepsenthousiasme dat je nu onderhoudt of zelfs opbouwt zal je straks bij een normalisatie van het werken, honderdvoudig terugvinden.

In eerdere bijdrages hadden we het al voor de relatieve eenzaamheid van langdurig thuiswerk. Eenzaamheid in de enge zin, maar ook de groeiende afstand van de organisatie en het team. We zijn nu enkele weken ver in het massaal thuiswerken. Sommige medewerkers lopen ondertussen echt wel tegen de muren op. Sommigen snakken ondertussen echt wel terug naar het goeie ouwe werken op kantoor tussen de maten. Let op signalen en contain ze. En geef als chef genoeg aandacht aan informele aspecten.

• Laat in one to one meetings en zeker in online groepsoverleg genoeg ruimte voor de prettige zaken van het leven. Grapjes, roddels, de kids die online  even de show mogen stelen.
• Ook nu mag er gevierd worden. Verjaardagen, uiteraard worden deze niet vergeten, maar ook het vieren van groepssuccessen. Gebruik je creativiteit. Er zijn online voldoende leuke animaties te vinden. Of maak zelf eens een tik tok bijdrage?
• Het is wellicht een beetje afhankelijk van je leiderschapsstijl, maar waarom niet denken aan een periodieke “personal letter van de chef”. Naast de nieuwsflashes van je organisatie misschien een manier om een evenwichtige communicatie te vinden?

Deze coronatijden met het verplichte thuiswerk vraagt wat extra challenge van je medewerkers. Maar ook de rol van de chef wordt anders ingevuld. Met wat creativiteit lukt dit ook online wel.

Structuur en duidelijkheid blijven ook in deze rare tijden de te volgen weg.

Maar we pleiten toch ook voor veel mildheid. Het zal allemaal wat minder zijn. We weten dat. En we gedragen ons er ook best naar.

Vrijdag verschijnt de laatste blog in deze reeks. We richten daarin onze blik naar de toekomst. We begonnen deze blogreeks vorige week maandag met een duidelijk statement “Thuiswerk  voor en na corona, het zal nooit meer hetzelfde zijn”. Vrijdag pikken we dat statement op en proberen het concreet te krijgen. Het wordt een blik in de toekomst.

Tot vrijdag.

Jos vanoppen