Deze podcast (de eerste in een reeks van twee) gaat in gesprek met Kjeld Aij over hoe hij denkt over lean en zijn ervaring wat het doet met medewerkers. Kjeld heeft een verpleegkundige achtergrond, verdiepte zich nadien verder in bedrijfskunde en deed ook wetenschappelijk onderzoek naar leiderschap en succesvol veranderen in zorgorganisaties. Intussen is hij ruim twintig jaar actief als leidinggevende in de gezondheidszorg en schreef hij hierover al enkele boeken waaronder ‘Ter observatie’ (hiervan gaven we eerder in deze rubriek ook een bondige bespreking).

Lean moet, wat Kjeld betreft, een centrale plaats krijgen in hoe je de zorg rond een patiënt samen met je collega’s organiseert. Het lean denken en werken gaat over, wat hij noemt, een besturingsfilosofie die je een stevige houvast, een leidraad aanreikt om als organisatie succesvol te zijn en medewerkers blijvend gemotiveerd en geïnspireerd te houden. Deze manier van werken helpt om verbinding te maken met je klant, hier de patiënt, en waardoor er waarde wordt toegevoegd aan het zorgproces- en ervaring. De essentie waar het over gaat zijn mensen, je medewerkers. Medewerkers steeds verder doen groeien is de hoeksteen waar het bij lean om gaat. Het komt erop neer dat je een cultuur gaat inrichten en structureel inbedden waarbij continue verbetering voorop staat. Bij uitbreiding gaat het dus ook over het gedrag van mensen.

In de kern is lean een manier van denken met onderliggende principes die de basis vormen van hoe je je eenheid, afdeling, sector of organisatie opbouwt en inricht. Doorheen zijn loopbaan heeft Kjeld echter ontdekt dat het veeleer een systeem is dat uitgaat van de creativiteit van de medewerker, ook wel de diepere laag, de fundamenten van het systeem volgens hem.

Zeker bij het opstarten, bij het beginnen met het uitrollen en toepassen van de leanmethodiek, is hij persoonlijk enthousiast over de A3 techniek als structuur voor duurzame verbetering. Maar, nog enthousiaster is hij van het gebruik van KATA coaching (KATA is Japans voor ‘routine’) als manier om medewerkers effectief en op een motiverende wijze aan te sturen. Vijf terugkerende vragen komen aan bod:

• Wat is het probleem waaraan je werkt?
• Wat is de huidige situatie?
• Wat is je doel dat je vooropstelt?
• Wat is je eerste actie die je gaat ondernemen?
• Hoe kan je snel merken dat je op goede weg bent?

Een dergelijke manier van vragen stellen creëert betrokkenheid bij medewerkers, het geeft hen autonomie en verantwoordelijkheid. Als leidinggevende krijg je dus een begeleidende rol, je wordt als het ware supporter (voor de échte lean ‘die hards’ kunnen we het boek ‘Developing Scientific Thinking The Toyota KATA Way’ warm aanbevelen van prof. Sylvain Landry die we ooit mochten verwelkomen op ons Lean Jaarcongres van Zorgondersteuning). Maar, Kjeld benadrukt wel het belang om alvorens te starten met zulk een leanproject om goed je huiswerk te maken. Vraag jezelf af welk ‘probleem’ je wil oplossen. Zorg ook voor de nodige psychologische veiligheid bij alle medewerkers. Er is een vruchtbare basis en constructief vertrouwen nodig, anders werkt het niet. Doelen moeten voor iedereen helder zijn, keuzes moeten gemaakt worden, en geloof en toewijding moeten aanwezig zijn. Het spreken van dezelfde taal is met andere woorden de succesfactor. Zo niet, wacht en begin opnieuw.

Leiderschap is een thema waarover dr. Kjeld Aij al heel wat onderzoekswerk heeft verricht. Leiderschap is cruciaal om het verschil te maken. Het gaat om verbinding. Hoe langer hoe meer het gaat om de relatie met mensen, met je medewerkers. Belangrijke elementen die ter sprake komen zijn; geef als leidinggevende steeds het goede voorbeeld, heb aandacht voor je medewerkers en wees dus ook zichtbaar aanwezig op de werkvloer, en stimuleer het aanreiken van ideeën en oplossingen.

Het beluisteren waard!

Referentie

Spotify – Podcast Lean en Leiderschap met Esther Schuurmans ‘Mensen ontwikkelen is de hoeksteen van lean’.

Hans Crampe & Prof. dr. Dominique Vandijck