
02 feb Integraal Capaciteitsmanagement – artikel Zwitserse nieuwssite
De capaciteitsmanager in een Zwitsers ziekenhuis
Soms is het nuttig om ook eens buiten de eigen landgrenzen te kijken om zo het eigen denken weer wat op te frissen.
Afgelopen maandag verscheen op de Zwitserse nieuwssite Zürich Online een artikel met Johnny van Dijk, een Nederlander die al meer dan 20 jaar in Zwitserland woont. Sinds februari 2020 is hij werkzaam als capaciteitsmanager in het Zwitsers ziekenhuis Spital Bülach. Daarvoor was hij werkzaam als manager OK in het Spital Uster.
Spital Bülach is het eerste Zwitserse ziekenhuis dat de functie van capaciteitsmanager heeft ingericht. In het artikel geeft Johnny van Dijk meer uitleg over de invulling van deze functie in de afgelopen 2 jaar.
U werkt als Capaciteitsmanager in het ziekenhuis Spital Bülach. Kan u eens zo eenvoudig mogelijk uitleggen wat deze functie inhoudt?
Het is mijn taak om de beschikbare capaciteiten in balans te brengen met de vraag naar zorg, en er zo mee voor te zorgen dat er een goede doorstroming is in het ziekenhuis. Hierbij maak ik gebruik van data en dashboards om het geheel goed te kunnen overzien en daar waar nodig te beïnvloeden.
Wat de capaciteiten betreft, gaat het er momenteel vooral om voldoende bedden te hebben voor de verschillende patiëntgroepen. Goede afstemming met de opnameplanning is hierin cruciaal. Hierbij houden we ook rekening met de hoeveelheid spoedopnames die we kunnen verwachten. Vaak gaan mensen er ten onrechte van uit dat spoed totaal onzeker is, terwijl ook voor spoed zeer veel voorspelbaar is.
Volgens onderzoek kunnen spoedaankomsten met statistische modellen voorspeld worden met een nauwkeurigheid van 80 tot 85 procent. In welke maanden zijn er de meeste spoedaankomsten ?
Dat heeft er mee te maken waar het ziekenhuis juist gelegen is. De ziekenhuizen in de berggebieden hebben vanzelfsprekend een hoge piek gedurende de wintermaanden. Ons ziekenhuis is minder afhankelijk van grote seizoenschommelingen.
In ons data-systeem leggen wij de link met de cijfers van voorgaande jaren en op basis van algoritmen worden patronen berekend. Er zijn bijvoorbeeld grote verschillen in de dagen van de week. Maandag is altijd de drukste dag voor spoedaankomsten, terwijl zaterdag meestal een rustige dag is. Tijdens de covid-pandemie is bij ons in het ziekenhuis het aantal niet covid-gerelateerde spoedaankomsten over het algemeen afgenomen.

Als capaciteitsmanager gebruikt Johnny van Dijk het geïmplementeerde Hospital Command Center, om met behulp van ondersteunende datatechnieken zicht te hebben op de huidige en te verwachten zorgvraag en bijhorende capaciteiten.
Hoe gaan jullie binnen Spital Bülach om met hoge pieken in spoedaankomsten ?
Het is belangrijk om iedere patiënt snel vanuit de spoedafdeling te kunnen opnemen. Om dit mogelijk te maken moeten we in onze beddencapaciteit rekening houden met de hoeveelheid spoed die we kunnen verwachten. Vandaag (maandag 24 januari 2022) verwachten we 17 tot 20 spoedopnames in het ziekenhuis. De informatie is natuurlijk niet zo gedetailleerd dat ik kan zeggen of het vrouwen of mannen zullen zijn, maar ik heb wel een indicatie van het aandeel chirurgische versus inwendige patiënten. Dit is belangrijk voor het nodige aantal bedden op de chirurgische en inwendige verpleegeenheden. Iedere ochtend wordt het aantal vrije bedden beoordeeld ten opzichte van de verwachte geplande en ongeplande (spoed) opnames. We werken hierbij met kleurcodes. Indien het aantal vrije bedden onvoldoende dreigt te zijn, zitten we in code rood. Dit proberen we natuurlijk te vermijden, maar als het toch gebeurt, kijken we naar de mogelijkheden om patiënten op een medisch verantwoorde manier te ontslaan.
Hoe ziet de situatie er vandaag in het ziekenhuis uit (Maandag 24 januari om 11 uur) ?
Momenteel liggen er 101 patiënten in het ziekenhuis, waarvan er 70 via de spoedafdeling zijn opgenomen. Die verhouding spoed vs. geplande opnames is voor ons ziekenhuis normaal. Dit betekent dat de meeste opnames via de spoedafdeling binnenkomen.
We hebben momenteel 18 geblokkeerde bedden, en 46 niet bezette bedden, maar de meeste van die vrije bedden zijn gereserveerd voor geplande opnames. Sinds afgelopen nacht zijn er 4 spoedopnames op een verpleegeenheid opgenomen, en we verwachten dat er vandaag nog 13 tot 17 spoedopnames zullen plaatsvinden. Verder zijn er vandaag al 15 patiënten uit het ziekenhuis ontslagen.
Laten we afgelopen vrijdag als voorbeeld nemen. Hoe ziet zo’n dag er voor u als capaciteitsmanager uit ?
Ik begin meestal om 7.15 uur. Dan start ik met de actuele capaciteitssituatie te beoordelen. Daarbij stel ik mezelf twee centrale vragen: Wat staat ons vandaag te wachten ? En hoeveel patiënten zullen het ziekenhuis verlaten ?
Om 8.20 uur hebben we een dagstart met de hoofden van de verpleegafdelingen en de directeur verpleging. Dan beoordelen we naast de beddensituatie ook de status qua personele inzet.
Daarna ga ik terug naar mijn kantoor om acties uit te werken en te coördineren. Bij het uitoefenen van de taken als capaciteitsmanager probeer ik zoveel als mogelijk gebruik te maken van data, bijvoorbeeld om een goede inschatting te doen van wat ons te wachten staat in de komende dagen. Op vrijdagmiddag hebben we een extra vergadering met de hoofden van de verpleegeenheden waarin we vooruitblikken op het weekend.
Waarom sluiten jullie soms bedden ?
We proberen dat te vermijden, maar soms kunnen we niet anders. Als bijvoorbeeld alle isolatiekamers bezet zijn, dan maken we bij een nieuwe isolatiepatiënt soms van een tweepersoonskamer een éénpersoonskamer, en sluiten we dus de facto een bed.
Een belangrijk element in onze inkomsten zijn de privaat verzekerde patiënten, die aanspraak maken op een éénpersoonskamer. Hiervoor maken we soms ook van een tweepersoonskamer een éénpersoonskamer. En soms moeten we ook bedden sluiten omwille van personeelstekort, zeker nu met covid komt dat al eens voor.
U bent sinds februari 2020 in het ziekenhuis aangesteld als capaciteitsmanager. Dat was vlak voor de start van de covid-pandemie. Als u nu terugkijkt, was het dan het juiste moment om deze functie op te zetten ?
Vanuit het oogpunt van capaciteitsmanagement is de pandemie zowel een vloek als een zegen. Ik was hier pas twee weken toen we al de eerste crisisvergadering hadden met de Corona Task Force die in Bülach was opgezet. De vloek is dat ik nog nooit een normale situatie heb gezien in het Bülach ziekenhuis. Veel berekeningen die we tot nu toe hebben gemaakt, zijn beïnvloed door de pandemie. De zegen is dat capaciteitsmanagement zo wel zijn waarde kon aantonen en een begrip geworden is binnen het ziekenhuis. De medewerkers zien ons werk als hulp en steun in het omgaan met de dagelijkse complexiteit.
In welke mate heeft de pandemie uw werk bemoeilijkt ?
De onvoorspelbaarheid van de afwezigheden van het personeel is sterk toegenomen, wat leidt tot veel onverwachte wijzigingen op korte termijn – bijvoorbeeld als het personeel in de loop van de werkdag een positieve test aflegt. Bovendien was onze beddencapaciteit al vóór de pandemie zeer krap. Corona heeft dit probleem nog verergerd.
Heeft het ziekenhuis in Bülach in de afgelopen twee jaar ooit de grenzen van zijn capaciteit bereikt ?
Ja, we hebben al spoedpatiënten moeten doorverwijzen naar een ander ziekenhuis. Maar dat gebeurt relatief zelden. In de afgelopen twee jaar is het drie keer gebeurd.
In welk opzicht is het ziekenhuis van Bülach er de afgelopen twee jaar dankzij uw werk op vooruitgegaan ?
Wij hebben binnen het ziekenhuis een gemeenschappelijk begrip ten aanzien van capaciteitsmanagement en de basisprincipes ontwikkeld. Men is er zich steeds meer van bewust dat het doel niet ligt in het maximaal benutten van de verschillende capaciteiten, maar om de doorstroming van patiënten op een hoog niveau te houden. Hierdoor zijn we productiever geworden. Daarnaast hebben we een grote stap gemaakt in het meer flexiber inzetten van onze verpleegkundigen. Dit betekent dat de verpleegkundigen ook op andere afdelingen gaan helpen. Dit houdt de werkdruk voor iedereen behapbaar. We sturen dus actief op de nodige personele inzet in relatie tot het aantal patiënten. Gevolg is dat we minder bedden dienen te sluiten omwille van een gebrek aan voldoende personeel.
Waar is er nog ruimte voor verbetering ?
Dat is een gemene vraag (lacht). We weten vaak niet wat voor soort patiënten bij ons komen en welke bestaande aandoeningen ze hebben. Een elektronisch patiëntendossier zou ons hierin enorm helpen. Het zou ons in staat stellen nog veel preciezer te voorspellen en plannen. Daarnaast is ons doel om de flexibiliteit in de zorg nog verder te bevorderen, we zien hier nog een groot potentieel om zowel werkdruk als productiviteit verder te verbeteren.