14 jun Zorgondersteuning vzw blogt: “Een ode aan de koffieboon”

Een ode aan de koffieboon
door Hans Crampe 

Heb je de laatste twee jaar als kluizenaar geleefd? Was je volledig afgesloten van enige vorm van communicatie? Neen? Dan heb je het ongetwijfeld al gelezen of gehoord. We zijn een nieuw acroniem rijker geworden. We worden ermee om de oren geslagen. We leven in een VUCA-wereld.

VUCA staat voor Volatile, Uncertain, Complex en Ambiguous. In mensentaal betekent dit dat alles snel en continu verandert, steeds complexer en onzekerder wordt. En iedereen is het erover eens. Dit vraagt een fundamenteel andere aansturing van organisaties.  

Risicovermijdende managementinstrumenten moeten tegen het licht gehouden worden. Zo worden functiekaarten, scoreborden en strategische beleidsplannen beschouwd als instrumenten uit de oude, stabiele wereld. Vandaag kun je volgens sommigen je afdeling niet meer sturen op basis van indicatoren. Indicatoren brengen immers het verleden in kaart. Het is alsof je 120 kilometer per uur op de autostrade rijdt en alleen maar kijkt in je achteruitkijkspiegel. Denk aan de kalkoen. Als je de kalkoen vraagt om op 23 december zijn toekomst te voorspellen dan ziet zijn toekomst er volgens hem zalig uit. Hij krijgt iedere dag meer te eten. Hij weet niet wat er op kerstavond op het menu staat … 

En ook afdelingsbeleidsplannen gaan te vaak uit van een stabiele omgeving. In de VUCA-wereld moet je in staat zijn om meer flexibel te reageren. Zoals bij de opvoeding van je puber. Daar maak je toch ook geen 5-jarig beleidsplan voor? Ook daar is flexibiliteit schering en inslag. Je moet vandaag ook bij onzekerheid disruptief en snel kunnen beslissen en handelen. Maar dat is lastig. Onderzoek toont aan dat het voor veel leidinggevenden taboe is om dit te benoemen. Een leidinggevende kan toch niet zeggen “ik heb angst om te beslissen”.

Vaak hebben ze onbewust, verfijndere tactieken ontwikkeld om hun beslissing uit te stellen zonder dat het opvalt. Zo worden stafmedewerkers, projectmedewerkers of werkgroepen soms opgezadeld met opdrachten om extra informatie te verzamelen, vooraleer een beslissing wordt genomen. De resultaten van deze opdrachten zijn overbodig. De opdrachten leveren vooral tijdswinst op en dus rust.

Benieuwd naar een eenvoudige toetssteen? Vraag op voorhand wat er zal worden beslist in functie van het resultaat van de extra opdracht. Volgt er een stilte? Dan kan dit wijzen op de onzekerheid.  

Maar welke organisatie is dan aangepast aan deze VUCA-wereld? Het antwoord is mooi in zijn eenvoud. We hebben nood aan koffiebonen. Misschien ken je het verhaal wel. Eva gaat op bezoek bij haar moeder en vertelt hoe moeilijk ze het heeft. Ze klaagt over de toegenomen verwachtingen, dat alles steeds meer en sneller verandert. Telkens ze een probleem heeft opgelost komt er een nieuw probleem in de plaats.  

Haar moeder neemt haar mee naar de keuken. Ze vult drie potten met water. In de eerste pot plaatst ze een wortel, in de tweede een ei en in de derde een koffieboon. Ze zet de potten op het vuur en laat ze koken terwijl Eva haar klaagzang verder zet.  Na 20 minuten koken verplaatst de moeder de wortel, het ei en de koffie vanuit de pot naar drie kommetjes. Ze vraagt haar dochter. “Wat zie je?” – “Wortels, eieren, en koffie,” antwoordt de dochter. De moeder vraagt haar de wortel aan te raken en te zeggen wat ze voelt, proeft en ziet.  Ze merkt dat de wortel zacht geworden is. Daarna vraagt de moeder om het ei te nemen. Na de schil eraf gepeld te hebben ziet  ze dat het ei hard is. Tenslotte vraagt haar moeder om van de koffie te drinken. De dochter glimlacht als ze de rijke aroma van de koffie proeft. De wortel, het ei en de koffieboon hebben dezelfde verandering meegemaakt, maar allen gingen ze er anders mee om. De wortel werd zacht, het ei hard. Maar de koffieboon slaagde erin om uit de verandering iets positiefs te halen en heeft zichzelf en het water veranderd. “Wat doe jij?” Vraagt de moeder aan haar dochter. “Als moeilijkheden op je weg komen, hoe reageer je dan? Ben je een wortel, een ei, of een koffieboon?”
 

Organisaties en medewerkers moeten in de VUCA-wereld dus koffiebonen worden. Maar er bestaat ook een indrukwekkendere terminologie voor. We worden ondergedompeld in een nieuw jargon. Antifragiliteit, agile werkorganisaties of scrum-methodieken. En daar stopt het vaak. Want de diagnose stellen is eenvoudig, de therapie een naam geven haalbaar. Maar waaruit bestaat deze therapie dan? Hier blijft het wel wat vager.

Wat is dan het alternatief voor het opvolgen van indicatoren, beleidsplannen of functiekaarten?  Kun je een interactieve GPS ontwikkelen die je helpt om de weg te kiezen, ook als het verkeer en de bestemming wijzigt. Moeten alle kinderen met het badwater weggegooid worden? Of ligt de waarheid in het midden? Gelukkig wordt er recent heel wat wetenschappelijk onderzoek gepubliceerd rond dit thema. Wat werkt wel en wat werkt niet. Maar wetenschappelijk onderzoek vindt in tegenstelling tot populaire managementliteratuur soms moeilijk zijn weg.  

Hier wil Zorgondersteuning vzw de handschoen opnemen. We zullen in het najaar met regelmaat de resultaten van dergelijk onderzoek aan je voorstellen. Zorgondersteuning vzw schakelt daarmee nog een versnelling hoger en geeft zo een extra invulling aan haar klantgerichte werking. Het is onze manier om toegevoegde waarde te bieden in de VUCA-wereld. En in afwachting geniet ik van een heerlijk kopje koffie! 

Hans Crampe