Zorgondersteuning blogt: Is je oplossing niet duurder dan het probleem?

Logo_ZO


Zorgondersteuning vzw blogt!
Is je oplossing niet duurder dan het probleem? 2015-08
Hans Crampe

Ik stel je Petra voor. Ze is leidinggevende in een kleine organisatie. Samen met haar team heeft ze net een LEAN-opleiding gevolgd. Ze wil er meteen invliegen. De koe bij de horens vatten! Met haar team leidinggevenden selecteert Petra twee LEAN-projecten voor haar beleidsplan.

Voor de selectie van het eerste project zit iedereen meteen op één lijn. De bergingen en de voorraden moeten dringend onder handen genomen worden! Het moet gedaan zijn met de wekelijkse tellingen door de verantwoordelijken. Op elke afdeling duurt dit elke week minstens één uur. Petra beslist om het grondig aan te pakken. Ze koopt modulaire kasten. Elk voorraadartikel wordt in de kast opgedeeld in twee modulaire vakken. Op elk vak komt er een etiket met een artikelomschrijving. Deze etiketten worden voorzien van een barcode door specifieke printers. Petra investeert ook in een geautomatiseerd scansysteem. De positieve resultaten zijn meteen zichtbaar. De doorlooptijd is met 30 minuten per afdeling gezakt. Iedereen in de organisatie is tevreden over een fantastisch tastbaar gerealiseerd LEAN-project.

Ben je het eens?

Misschien vind je het een vreemde vraag. Uiteraard heeft dit project positieve resultaten. Geen twijfel mogelijk. Maar ook de prijzen in het project lopen hoog op. Meer nog, misschien is de oplossing wel duurder dan het probleem.  Bij Petra kennen we de grootte van het probleem. De verloren tijd bedraagt ongeveer 50 uur per jaar waarvan er 25 geschrapt zijn. Dus we hebben ongeveer 25 uur of ongeveer duizend Euro bespaard. Maar de oplossing is heel wat duurder…

Als we de kost per jaar van de modulaire kasten, de etikettenprinters en de scanners berekenen, bekomen we 5000 Euro per jaar.  Wil dit dan zeggen dat Petra zo maar met haar probleem moet leven?

Nee, gelukkig niet. Petra kan op zoek gaan naar goedkopere oplossingen. Misschien kan Petra op de achterzijde van haar bestaande kast een rode tape aanbrengen per artikel. Vanaf het ogenblik dat de rode tape zichtbaar is moet er besteld worden. Heel eenvoudig, goedkoop in te voeren en het tellen wordt overbodig. Voor artikelen die kunnen vervallen kan Petra werken met 2 eenvoudige doosjes om de voorraden op te delen i.p.v. het duurder modulair bakkensysteem. Dat zijn geen perfecte oplossingen maar deze oplossingen zijn alvast niet duurder dan het probleem.

Het tweede project dat Petra aanpakt met haar team is de doelstelling om het stappen in haar organisatie te verminderen. Ze betrekt hierbij haar basismedewerkers. Petra wordt overspoeld door voorstellen. Heel veel medewerkers halen aan dat het stappen naar de ene centrale printer heel veel onnodige stappen veroorzaakt. Ze stellen voor om een extra printer aan te kopen. Dat klinkt allemaal heel logisch.

Een gouden tip voor Petra: Petra brengt best eerst eens de grootte van haar probleem in kaart. Soms blijkt het “heel veel stappen” best wel mee te vallen. Een eenvoudige vuistregel is dat één kilometer stappen ongeveer 10 euro kost. Indien Petra het stappen met 20 kilometer per jaar kan verminderen door een extra printer aan te kopen is de ‘grootte’ van het probleem 200 euro per jaar. Alle oplossingen die duurder zijn dan 200 euro, zijn dan duurder dan het probleem zelf. Misschien zijn er wel alternatieve goedkopere oplossingen dan een tweede toestel aan te kopen.

Een oplossing uitwerken die duurder is dan een probleem is een standaardfout die veel organisaties maken. Het zit zo diep in onze genen. Je wil snel af van je problemen. Je wil snel een oplossing bedenken en deze bij voorkeur onmiddellijk invoeren. Misschien moet je hier even bij stilstaan voor je er volgend jaar weer invliegt?  Is dat geen goed voornemen voor het nieuwe jaar?

 

Eindejaarswensen

 

Lees hier de publicatie uit Zorgondersteuning vzw, gepubliceerd op 21/12/2015

Nieuwsbrief

Schrijf je in op onze nieuwsbrief om de meest intressante artikelen en updates toegestuurd te krijgen.

Scroll to Top