Gemba Walk: ga naar de werkvloer, kijk, en praat.

Een Gemba walk is een belangrijk onderdeel van het befaamde Toyota Production System. Ook in veel andere sectoren geniet de tool grote bekendheid. Vaak wordt hij echter niet op de juiste manier uitgevoerd.

Een Gemba Walk is een managementtool én een managementactiviteit in het kader van continu verbeteren. Het Japanse woord Gemba betekent ‘werkelijke plaats’ en staat vrij vertaald voor ‘werkvloer’. Het is een dagelijkse wandeling over de werkvloer door de leidinggevende. De werkvloer wordt in de leanfilosofie gezien als dé plek waar waarde voor de cliënt wordt toegevoegd. Het is dan ook van groot belang dat leidinggevenden zelf ervaren wat er op de werkvloer plaatsvindt door dagelijks aanwezig te zijn.

Het idee achter Gemba Management is eenvoudig: het signaleren en registeren van problemen en verspillingen, evenals de beste verbetervoorstellen, komen voort uit interactie met de werkvloer. Hier werken immers de mensen die dagelijks werken met de cliënten, het materiaal en de voorgeschreven methodiek. Zij kunnen door hun praktijkervaring een waardevolle bijdrage leveren aan het oplossen van problemen en aan het uitvoeren van verbeterprojecten.

Per Gemba Walk bekijkt de leidinggevende een bepaald onderwerp of een proces.
Bijvoorbeeld:

  • hoe is de werkplek georganiseerd?
  • hoe wordt een cliënt van de ene afdeling naar de andere verplaatst?
  • hoe verloopt de instroom van cliënten?

Het gaat er om dat je als leidinggevende observeert, vragen stelt en de verspillingen en verbetermogelijkheden in het proces leert herkennen. Maar wel steeds met dit motto voor ogen: ga kijken, vraag waarom, respecteer mensen. De directe communicatie op en met de werkvloer helpt bij het met elkaar oplossen van de bestaande vraagstukken.

Een Gemba Walk bestaat uit 5 basiselementen:

  1. Ga kijken op de Gemba, de werkvloer
    Deze activiteit is gericht op het bezoeken van de werkplek. De plek waar de waarde voor de cliënt wordt toegevoegd. Observeer het proces dat er plaatsvindt. Geef aandacht aan kwaliteit, veiligheid, geleverde diensten (wordt er geleverd wat er is afgesproken?), kosten en moraal. Maar ook aan verstoringen en verspillingen.
  2. Identificeer en registreer de uitdaging
    Het zoeken van de uitdaging is een belangrijk onderdeel in Gemba Management. In de leanfilosofie is er altijd een uitdaging, want er valt er altijd wat te verbeteren. ‘Het grootste probleem is denken dat er geen probleem is’ is een essentiële uitspraak van een grondlegger van lean. Het is belangrijk dat afwijkende situaties worden geregistreerd en dat er direct op gereageerd wordt. Het gaat hierbij om zowel kleine als grote problemen.
  3. Toon betrokkenheid
    Wees als leidinggevende betrokken en laat die betrokkenheid ook zien. Medewerkers die zich gehoord en betrokken voelen zullen meer verantwoordelijkheid dragen en uitdragen. Zij zullen ook eerder collega’s of andere medewerkers wijzen op hun verantwoordelijkheden. Het vormen van een betrokken team, inclusief het management, is zeer belangrijk. Als leidinggevende heb je een ondersteunende rol, in plaats van een controlerende of een voorschrijvende rol. Draag zorg voor de gemeenschappelijke doelstellingen!
  4. Ontwikkel continu
    Leer medewerkers om verspillingen of afwijkende situaties, zelfstandig te identificeren. Geef hen naast de verantwoordelijkheid ook de bevoegdheid om deze situaties op te lossen. De ‘Just do it’ mentaliteit is hier van toepassing. Ga niet omslachtig te werk, maar pak kleine problemen direct aan. Werk deze echter wel systematisch af. Leer van de gegevens en constateringen die tijdens het oplossen van het probleem aan het licht komen. Deze ervaringen kunnen helpen bij het oplossen van toekomstige problemen.
  5. Ondersteun in verantwoordelijkheden
    Efficiënte ondersteuning vanuit het management is ten alle tijden gewenst. Zorg er echter voor dat de medewerkers hun eigen problemen zoveel mogelijk zelf oplossen. Als leidinggevende ondersteun je je werknemers vervolgens in die zaken die zij niet gedaan krijgen.

Praktische inzichten
Wie een Gemba walk goed uitvoert, kan veel praktische inzichten opdoen, niet alleen over wat er feitelijk gebeurt op de werkvloer. Je ervaart ook uit de eerste hand hoe medewerkers:

  •  hun werk (proces, functie, afdeling) ervaren
  • waarom ze het zo belangrijk vinden voor het organisatieresultaat
  • protocollen uitvoeren
  • problemen identificeren en oplossen.

Stel de juiste vragen
Het kunnen stellen van de juiste vragen om inzicht te krijgen in hoe het werk feitelijk wordt gedaan, is zeer bepalend voor het slagen van de Gemba walk. Focus je vragen op onderwerpen als:

  • wat is het doel van deze handeling (proces, functie,werk)?
  • hoe weet je dat je effectief bezig bent?
  • wanneer spreek je van een ‘succesvolle werkdag’?
  • waarom is deze manier van werken de juiste?
  • hoe ontstaan storingen en verspillingen?

Veel in de organisatie is het niet direct zichtbaar of meetbaar, maar met een Gemba walk krijg je toch een indruk van wat er zich onder de oppervlakte afspeelt.

Respect voor de werknemer is essentieel
Het is allesbehalve een kwestie van alleen maar goed opletten en vragen stellen. Een Gemba walk valt of staat met de vaardigheid zich op de juiste manier te verhouden met de mensen op de werkvloer. Respect is een eerste vereiste en dat geldt met name voor het stellen van vragen. Niemand is bereid met open vizier problemen te bespreken als je erop uit bent te controleren of een schuldige te zoeken.

Werknemersontwikkeling
Een belangrijk leerdoel bij medewerkersontwikkeling is het bijbrengen van kritisch denken. De bedoeling van een Gemba walk is daarom ook dat het je nieuwe ideeën gaat leveren over wat werknemers nodig hebben aan training en begeleiding.

Vraag daarom:

  • wat doe je als er een probleem opduikt?
  • welke maatregelen heb je geprobeerd?
  • welke nieuwe maatregelen ga je nemen?
  • hoe test je de uitkomsten?
  • wat heb je allemaal nodig om problemen op te lossen?
  • zijn die hulpbronnen aanwezig?

Advies

Bijna altijd zullen Gemba walks aanwijzingen opleveren over verbetermogelijkheden, ook wat betreft samenwerking tussen afdelingen. Raadzaam is het daarom om periodiek je te laten vergezellen door medewerkers van de belangrijkste afdelingen.

Op deze manier leren medewerkers de ernst en de relatie tussen oorzaak en gevolg en oplossings- en preventiemogelijkheden zelfstandig in te zien. Medewerkers zullen een gesignaleerd probleem serieus nemen, omdat zij zelf de eerste stap zullen moeten zetten. Afschuiven van problemen naar anderen wordt niet meer geaccepteerd. Ondersteuning bij het oplossen van het probleem biedt je als manager echter wel aan. Een ander voordeel is dat medewerkers het proces beter zullen gaan begrijpen. Door samenwerking kan een probleem immers niet alleen doeltreffend worden opgelost, maar worden kennis en ervaring rond het probleem gebundeld en komen zo beschikbaar voor het hele team.

 

Nog enkele interessante sites :

https://www.isixsigma.com/methodology/lean-methodology/many-sides-gemba-walk/

http://www.benned.nl/blog/2014/11/03/gemba-walk

Meer info ? Nood aan een goede, gerichte opleiding ?

We luisteren graag naar uw vragen, zoeken samen met u naar oplossingen, ….

 

Contacteer ons via www.zorgondersteuning.be, of via onze coördinator, Gudrun D’herckers op info@zorgondersteuning.be of 0472/90.94.88

 

Nieuwsbrief

Schrijf je in op onze nieuwsbrief om de meest intressante artikelen en updates toegestuurd te krijgen.

Scroll to Top