BeterAnders – Om meer te bereiken

Logo_ZO

Het gouden schema

 

Eind 2015 – begin 2016 organiseerde Zorgondersteuning vzw twee sessie over efficiënt en effectief werken.

Elke Panis en Jos Vanoppen, respectievelijk financieel directeur en manager medische administratie van het Ziekenhuis-Oost-Limburg in Genk, gaven in het zorgcentrum de Bosuil in Antwerpen in zes uur een volledige overview van de huidige inzichten in timemanagement en effectief werken. Bovendien gaven ze de aanwezigen een kant en klaar stappenschema om snel een efficiënte werkmethodiek op te zetten.

Terugblik sessie 1

De beginvraag van de opleiding was ‘wat doen succesvolle mensen anders dan niet succesvolle mensen?’

De eerste theoretische sessie in oktober 2015 startte met een boeiende inleiding over het begrip tijd. De eindigheid, de beperktheid en het discriminatieve karakter van tijd maakt tijd veel belangrijker dan geld. Daarom is het belangrijk goed na te denken wat je met jouw beschikbare tijd wil bereiken.

Wat je wil bereiken schrijf je op in zo concreet mogelijke doelen. Zonder eigen doelen ben je vooral bezig om de doelen van andere te helpen bereiken. Met doelen heb je kans dat je je eigen leven bepaalt. Je doelen opschrijven en ze regelmatig lezen en terugkijken of je ze behaalde, zijn essentiële stappen in het bereiken van iets.

Om doelen niet tot onbereikbare illusies te laten worden, moet je de nodige tijd ervoor reserveren. Het tweede kwadrant in de matrix van Eisenhouwer is the place to be! In dit kwadrant bevinden zich de belangrijke, maar niet urgente doelen. Maar er is nooit genoeg tijd voor alles, wel voor het belangrijkste! Prioriteren is dus de boodschap.

De ABCDE methode van Brian Tracy of lifehackers zoals de impactmatrix of de goede oude 80/20 regel van Pareto helpen je hiermee. Maar dan je moet je nog je focus vinden in deze wereld van hyperconnectiviteit, afleiding en over-informatie! Zonder focus en concentratie bereik je niets van kwaliteit. Soms raak je in een flow. De Theorie van Mihaly Csikszentmihalyi geeft een boeiend theoretisch kader en de pomodoro techniek van Cirillo helpt ons met de praktische uitvoering: werk geconcentreerd in blokken van vijfentwintig minuten, meer kan je toch niet aan.

Omdat je niet op elk moment van de dag hetzelfde energiepeil hebt en vooral in de ochtenduren het meest fris en ongestoord kan werken, leerde Jos ons dan de keien van Stephen Covey te verwerken en de kikker van Brian Tracy te slikken. Focus, morning is golden, zo werd ons ingeprent.

Waarom kunnen we zo moeilijk weerstaan aan afleidingen? Hoeveel tijd kost een slechte mail attitude? Waarom moeten we onze ‘sirenes’ kennen en wat heeft het geroezemoes in ons hoofd te maken met een clean desk? Dat werd een lange inleiding op het praktische hoofdstuk van deze opleiding. Maar eerst leerden we nog waarom we beter niet vertrouwen op onze motivatie en waarom we best zuinig zijn op onze wilskracht. Hoewel, vermits we ook leerden hoe we onze wilskrachtvoorraad kunnen verhogen, mogen wij er vanaf nu wat meer van gebruiken. Een geruststellende gedachte sloot deze uitgebreide theoretische inleiding af: uitstelgedrag is van alle tijden en is universeel. Neen, jij bent dus niet alleen een slachtoffer ervan. Maar wat doe je er dan aan?

Heel veel trucjes kunnen je helpen, maar de oplossing is toch om gewoontes aan te nemen. Elke dag een klein stapje in de goede richting helpt je zelfs je grootste doelen te bereiken! Noem het Kaizen of Mini Habits, maakt niet uit… Beiden helpen je op eenvoudige wijze je grootste doelen bereiken. En dus was het antwoord op de hamvraag ‘wat doen succesvolle mensen anders dan niet succesvolle mensen’ doorheen deze opleiding stilaan opgebouwd: Succesvolle mensen hebben de gewoonte om in de ochtend hun meest belangrijke zaken te doen.

Terugblik sessie 2

De tweede sessie ging door in januari 2016, was gepland voor drie uur, maar kon na drie uur en half nog moeilijk stoppen door de vele vragen die de enthousiaste aanwezigen nog hadden voor Elke.

Zorg ervoor dat je alles in een systeem hebt, dat je alles vindt, ook als je het niet zoekt en dat je alles tegenkomt net op dat moment dat je het nodig hebt. Dat beloofde Elke aan het begin van haar sessie. De volledige theoretische opbouw hiervan hebben de mensen van BeterAnders. Zo heet de website van Jos en Elke, waar je nog wat meer achtergrond over alles kan vinden, vertaald in een praktische manier van werken in Outlook en OneNote. Twee van de vlaggenschepen van Microsoft.

Alles wat we moeten doen, alles wat we willen doen en heel het geroezemoes uit ons hoofd wordt ondergebracht in verschillende lijstjes. De theorie van David Allen en zijn ‘getting things done’ als eerste leidraad klinkt nog door in deze lijstjes, maar het schema van BeterAnders verwerkt ook meer de doelstelling van effectief werken en niet enkel alles efficiënt doen.

Via Outlook beheer je je agenda, zorg dat je tijdsblokken (pomodoro’s) genoeg voorziet om ook te werken en niet enkel om te vergaderen en denk eraan dat je in de ochtenduren het meeste kan bereiken. In Outlook beheer je ook je takenlijst: alles wat je aangeleverd wordt en wat je niet weggooit of binnen de paar minuten dadelijk kan doen, komt hierop. Je schikt het netjes in prioriteiten en voegt er eventueel deadlines aan toe. Wat je delegeert (heel verstandig) volg je op in een WachtenOP lijst en alles wat niet voor nu dadelijk is, staat op een TeLezen lijstje. In OneNote beheer je je archief, in een beperkt aantal sectieblokken en secties. Ook alles wat je wil onthouden om met je medewerkers te bespreken komt hier te staan. Handige labels beheren hiervoor je BesprekenMet lijstje.

Klinkt het ingewikkeld en veel? Geen nood. Elke had alles netjes uitgewerkt in snelle stappen zodat je Outlook en OneNote in een mum van tijd georganiseerd zijn. Als je je dan houdt aan je wekelijks TerugKijk sessie waarin je je doelen vergelijkt met alles wat je deed, ging doen, en niet deed, dan zet je elke week weer een systematische stap naar een heel efficiënt en effectief leven, waarin je meer bereikt. Praktisch, volledig en bruikbaar, dat was de appreciatie van deze sessie.

Een leerrijke en boeiende tweedelige sessie. Echt wel volledig en onderbouwd. Je kan er veel uit overnemen, in stukken of ineens, dat lieten de trainers aan ons over.

Als je zelf wil starten met een meer efficiënt systeem van werken zodat je effectiever wordt in je leven en meer bereiken kan, denk dan ook aan een opleiding of coaching. Alleen is maar alleen. Met wat hulp krijgt je motivatie een flinke boost, je wilskracht houdt het wat langer uit en je kan je profijt halen van mensen die er al lange tijd mee bezig zijn en enkel overhielden wat echt werkt. De paar uren investering haal je er makkelijk uit. Wil je het toch alleen proberen? Zoek dan minstens een buddy die je op de moeilijke momenten wat kan helpen.

Wil je ook wat kennis of hulp van de mensen achter BeterAnders? Zorgondersteuning vzw bemiddelt en biedt zijn diensten aan voor het organiseren van workshops in jouw organisatie.

Doen!

Voor meer informatie kan je hier terecht.

Op www.beteranders.be vind je flink wat achtergrondinformatie. Een handleiding om een systeem in Outlook en OneNote op te zetten wordt er stilaan opgebouwd naast de nodige blogs met theoretische inzichten en boekbesprekingen.

Nieuwsbrief

Schrijf je in op onze nieuwsbrief om de meest intressante artikelen en updates toegestuurd te krijgen.

Scroll to Top